Многие компании уже успели оценить достоинства электронной подписи (ЭП). Однако, несмотря на растущую популярность этого инструмента, в офисах до сих пор можно встретить огромные стеллажи, наполненные бумажными документами. Кому-то может показаться, что ЭП – это сложно, а некоторые просто не до конца разобрались в том, как это работает, и ошибочно предполагают, что эта технология не так надёжна, как старая добрая рукописная подпись. Нужно ли вашему бизнесу внедрять электронный документооборот, и почему можно не беспокоиться за безопасность, расскажем в статье.
В конце статьи вас ждёт опрос, который поможет узнать ответ
ЭП позволяет подписывать документы в один клик без личной встречи с клиентом, ускоряя заключение сделок. После подписания документы можно сохранить в электронном архиве. Таким образом, сотрудники освобождаются от задач в виде распечатки и сканирования документов для дальнейшего хранения. Рутина больше не отнимает много времени, позволяя бизнесу обслуживать вдвое больше клиентов и увеличивать продажи.
Усиленные виды электронной подписи (УНЭП и УКЭП) защищены криптографией. Взломать или подделать такую подпись невозможно. За последние 20 лет случаев оспаривания ЭП в судебной практике было ничтожно мало – что доказывает надёжность и безопасность решения. Количество дел, связанных с оспариванием рукописной подписи за 2023 год, составляет 98,9%, в то время как число дел по оспариванию УКЭП — 1,1%, а судебная практика по оспариванию УНЭП полностью отсутствует. При этом вопросы, связанные с оспариванием УКЭП, не касаются безопасности технологии, главная проблема — подделка документов, удостоверяющих личность, или передача данных третьим лицам.
Бумажный документооборот подразумевает крупные материальные издержки для бизнеса. Сюда входят затраты на бумагу, печатное и сканирующее оборудование, логистику, аренду складов для хранения архива и т.д. Закон обязывает хранить некоторые бумаги десятилетиями, поэтому последней статьи расходов не избежать. Платить придётся долго, много и регулярно. Сервисы электронного документооборота тоже не бесплатные, но в сравнении с затратами на бумажный документооборот сильно выигрывают в цене.
ЭП позволяет подписывать документы из любого города и несколькими участниками. Ваши сотрудники, клиенты и подрядчики могут находиться в разных местах, при этом быстро и эффективно взаимодействовать посредством электронного документооборота. Это стирает границы, расширяет деловые связи и предоставляет неограниченные возможности для развития.
Вы будете привлекать больше клиентов, потому что с вами комфортно работать: документы подписываются в 1 клик из любого места, где есть интернет. Это значит, что больше не нужно ждать курьера и отслеживать затянувшуюся доставку. Вас будут рекомендовать как быстрого и надёжного исполнителя, а вклад, который вы внесёте в сохранение деревьев, повысит вашу корпоративную социальную ответственность в глазах контрагентов.
Электронная подпись применима в любом бизнесе: будь то крупный банк или небольшая мастерская по ремонту техники. Ограничений по видам деятельности нет. Документооборот можно вести с клиентами, сотрудниками, подрядчиками, партнёрами и государственными органами. ЭП позволяет подписывать договоры, закрывающие документы, сметы, заявления, акты, кадровые документы и многое другое. Исключения составляют лишь несколько документов, которые закон обязывает подписывать собственноручно: например, журнал инструктажа по охране труда и акт о несчастном случае на производстве. Однако такие документы подписываются реже, чем договоры, заявления, акты и закрывающие документы, для которых также можно использовать ЭП.
Ответьте на 5 вопросов и узнайте, стоит ли вам внедрять электронную подпись:
Ведёте ли вы бизнес?
Подписываете ли вы документы с физлицами?
Хотели бы вы ускорить подписание документов?
Есть ли у вас клиенты из других городов?
Важна ли для вас очная встреча с клиентами?
Если вы ответили «да» хотя бы на 3 вопроса, значит переход на цифровое взаимодействие принесёт пользу вашему бизнесу.
Источник: https://nulevoybalans.ru/stati/nuzhna-li-vashemu-biznesu-elektronnaya-podpis.html