НЭП – это удобно. Никакой бумаги, никаких курьеров для доставки документов, все просто и быстро. Но как обстоят дела с юридической значимостью? Будет ли НЭП признаваться в суде? Разберемся в этой статье.
Начнем с самого важного: закон разрешает использовать ЭП в документообороте. Это регламентирует Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Условия признания электронных документов, подписанных ЭП, равнозначными бумажным документам с подписью от руки прописаны в статье 6 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Использовать можно все виды ЭП: простую (ПЭП), усиленную неквалифицированную (НЭП) и усиленную квалифицированную (КЭП). Для рутинного документооборота оптимальное решение – это НЭП. В отличие от простой электронной подписи, НЭП является более защищенной, поскольку создается с помощью криптографических операций. А в отличие от КЭП, НЭП дешевле и проще выпустить. Например, в Sign.Me это можно сделать онлайн в несколько кликов.
С помощью неквалифицированной ЭП можно подписывать самые разные документы: договоры, дополнительные соглашения и приложения к ним, все первичные документы, кассовые и кадровые документы для сотрудников, акты оказания услуг, массовые документы сотрудникам и много другое. НЭП закрывает до 95% рутинного документооборота компании.
Но есть и исключения. К ним относятся, например, электронные счета-фактуры, финансовая отчетность, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и некоторые другие документы. Для их подписания вам потребуется КЭП.
Все просто: НЭП имеет юридическую силу и в суде, и в других ситуациях, но для этого необходимо, чтобы стороны документооборота заключили соглашение о признании НЭП аналогом собственноручной подписи.
Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» признает юридическую силу электронных документов, которые подписаны усиленной неквалифицированной ЭП при наличии соответствующего соглашения между сторонами.
Соглашение о признании НЭП представляет собой документ, которым участники электронного документооборота выражают свое согласие использовать неквалифицированную электронную подпись и признают юридическую силу НЭП. Соглашение об использовании НЭП может быть составлено в свободной форме, принято в качестве оферты или включено в пользовательское соглашение сервиса ЭП. Последний вариант – то, как это работает в Sign.Me. Если вы и ваш контрагент пользуетесь сервисами Sign.Me, подписывать дополнительное соглашение не придется.
НЭП надежно защищена криптографией, алгоритмы которой невозможно взломать даже за 10 000 лет. 99% схем злоумышленников с электронной подписью – это именно мошенничество, а не хакерские атаки. В связи с этим очень важно использовать надежные сервисы ЭП и не передавать средства хранения ЭП третьим лицам. Ответственность за безопасность ЭП полностью лежит на ее владельце. По закону именно пользователь отвечает за сохранность ключей и следит, чтобы электронную подпись не использовали несанкционированно.
Бывает такое, что ЭП заводят на директора, а после передают ее другим уполномоченным сотрудникам — бухгалтерам, юристам, коммерческим директорам и т.д. Так делать не стоит ни при каких обстоятельствах. Помните, что всю ответственность за действия сотрудников будет нести владелец подписи. И неважно, подписывал он этот документ сам или поручил своему доверенному лицу. Чтобы избежать недоразумений, рекомендуем оформлять ЭП каждому сотруднику, имеющему право подписи.