Всё про документооборот без лишних сложностей

Что такое документооборот, его основные участники и виды документов

Делопроизводство – это процесс ведения и учёта документации внутри организации.
Документооборот – его ключевая часть: путь документа от момента создания до хранения или уничтожения.

Обычно схема документооборота выглядит так: создать – согласовать – подписать – отправить – сохранить – архивировать. Создание и подписание во всех компаниях организовано по-своему, а вот к архивированию есть определённые законодательные требования. У каждого вида документов есть свои сроки хранения, которые указаны в перечне, утверждённом приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236, а также в Федеральном законе № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Документы бывают временного и постоянного хранения. Срок временного хранения может составлять от 1 года до 75 лет – в зависимости от степени важности документа. Например, графики отпусков хранятся 3 года, а годовая бухгалтерская отчётность компании подлежит постоянному хранению.

В зависимости от типа документов меняются и участники: где-то это только сотрудники и руководство, а где-то – клиенты, партнёры или государственные органы. Поэтому документооборот обычно делят на три вида: внутренний – внутри компании, внешний – при взаимодействии с контрагентами, и документооборот с органами власти.

Внутренний документооборот – это обмен документами внутри компании. Документы постоянно «циркулируют» между сотрудниками и руководством, обеспечивая организацию и контроль всей компании и рабочих процессов. К таким документам относятся приказы, заявления, служебные записки, протоколы и другие внутренние документы. 

Порядок внутреннего документооборота компания определяет самостоятельно, исходя из задач бизнеса и структуры команды. Обычно его закрепляют в локальных нормативных актах – положениях, регламентах и инструкциях.

При этом для ряда документов действуют обязательные требования законодательства. Например, закон определяет состав и сроки хранения кадровых и бухгалтерских документов, требования к их оформлению и, в отдельных случаях, к использованию электронной подписи. Эти стандарты нужно учитывать при выстраивании процессов.

Внешний документооборот происходит с клиентами, партнёрами и подрядчиками. Сюда входят договоры, счета, акты, накладные и другие документы, которые направляются друг другу в процессе сотрудничества. Зачастую к таким документам тоже предъявляются обязательные требования, например, Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» или Приказа Федеральной налоговой службы N ЕД-7-26/970@ об утверждении форматов большинства закрывающих документов.

Документооборот с государственными органами чаще всего служит для сдачи отчётности. Речь идёт о взаимодействии с ФНС, Социальным фондом России, Росстатом и другими ведомствами.

С этими потоками документов работает любая компания – от индивидуального предпринимателя до крупной корпорации. Поэтому важно понимать, как они устроены и по каким правилам живут. Набор документов и участников может отличаться в зависимости от отрасли и масштаба бизнеса, но суть документооборота везде одна: упорядочить работу с информацией и сделать процессы прозрачными, управляемыми и удобными.

 

Нормативно-правовая база документооборота

Работа с документами регулируется на уровне федерального законодательства. Основные нормы, которые точно нужно знать, чтобы выстроить документооборот в компании правильно, закреплены в следующих правовых актах:

• 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Устанавливает правила хранения, использования и архивирования документов, в том числе в электронном виде.

• 152-ФЗ «О персональных данных»

Определяет правила получения согласия на обработку и передачу персональных данных, а также требования к их защите.

• 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

Регулирует общие принципы работы с информацией и требования к обеспечению её безопасности в электронных системах.

• 63-ФЗ «Об электронной подписи»

Регулирует виды электронной подписи, требования к их использованию и юридическую силу электронных документов.

• Трудовой кодекс Российской Федерации

Закрепляет основы правоотношений между работником и работодателем, устанавливает правила взаимодействия работодателя и сотрудника в электронном формате и порядок перехода на кадровый электронный документооборот.

• 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»

Регулирующий порядок ведения бухгалтерского учёта и составления финансовой документации.

• Приказ Росархива от 11.04.2018 №42 «Об утверждении примерного положения об архиве организации»

Определяет порядок создания, функционирования и обеспечения сохранности документов в архиве компании.

• «Требования ГСДОУ (Государственная система документационного обеспечения управления)»

Свод правил и рекомендаций по документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.

 

Бумажные и электронные документы: в чём разница

Раньше основным носителем документов была бумага. Однако в последние годы ситуация изменилась: всё больше компаний переходят на электронный документооборот (ЭДО), который заметно упрощает работу с документами. В таблице ниже сравнили оба формата ведения документооборота:

 

Любой поток документооборота можно вести и на бумаге, и в электронном виде. Ключевой элемент цифрового формата – электронная подпись: она делает обмен юридически значимым, подтверждает согласие сторон и обеспечивает подлинность и целостность документа. 

 

Электронный документооборот: основные понятия

ЭДО, КЭДО и ЭП – аббревиатуры, которые часто упоминаются вместе в контексте электронного документооборота. Да, эти понятия тесно связаны между собой, но каждое из них относится к своей части работы с документами.

Электронный документооборот (ЭДО) в широком смысле – это общий процесс работы с документами в электронном виде: их создание, согласование, подписание, отправка и хранение. ЭДО охватывает все типы документов – договоры, акты, счета, приказы и многое другое. Однако в российской практике под ЭДО чаще всего понимают специализированные сервисы для B2B-документооборота – то есть обмен документами между компаниями и их подрядчиками, партнёрами или клиентами-юридическими лицами.

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) – в широком значении это часть ЭДО, которая касается только кадровых документов и взаимодействия между работодателем и сотрудниками в электронном формате. Приказы, заявления, трудовые договоры, дополнительные соглашения – всё это относится к КЭДО. По аналогии с ЭДО, под КЭДО многие понимают не сам процесс, а сервисы для внутреннего документооборота между компанией и её сотрудниками. Такие решения упрощают работу кадровых специалистов и помогают сократить затраты на бумагу, печать документов и их доставку.

Сервисы ЭДО и КЭДО не могут существовать без электронной подписи (ЭП). Именно она позволяет подписывать документы в этих сервисах онлайн и дает им полную юридическую силу. Помимо этого электронная подпись используется в сервисах для сдачи отчётности перед государством, в платформах для B2C документооборота (между компанией и клиентами-физлицами), а ещё часто бывает интегрирована в сервисы, которые не связаны напрямую с документооборотом, но требуют подписания каких-либо документов. Есть простой пример – в банковских приложениях мы все используем ЭП, часто не подозревая об этом – когда подтверждаем транзакцию, вводя код, пришедший в СМС или пуш-уведомлении.

 

Виды электронных подписей

Российское законодательство выделяет два вида электронных подписей: простую (ПЭП) и усиленную, которая в свою очередь бывает неквалифицированной (УНЭП) и квалифицированной (УКЭП). Каждая из них подходит для своих задач. Разберёмся подробнее.

Простая электронная подпись (ПЭП)

Каждый из нас не раз сталкивался с простой электронной подписью.
Галочка «Согласен / Принимаю условия», PIN-код, комбинация логина и пароля – всё это может быть пример ПЭП.

Такую подпись используют для подтверждения различных действий:

• входа в личный кабинет;

• банковских операций;

• согласия с условиями сервисов и приложений.

Закон разрешает использовать ПЭП для подписания ряда документов, но мы не рекомендуем применять её для действительно важных случаев. У неё нет криптографической защиты, поэтому такую подпись можно скомпрометировать, а документ – изменить задним числом в одностороннем порядке.

Усиленная электронная подпись

Оба вида усиленной подписи имеют криптографическую защиту, подходят для подписания важных документов, но применяются в разных ситуациях.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП)

УНЭП широко используется в кадровом электронном документообороте и при работе с клиентами-физическими лицами. В отличие от ПЭП, это не код и не галочка, а более сложное решение, в основе которого лежит криптография. Это делает такой вид подписи надежным: ее не получится скомпрометировать или подделать, как ПЭП. Получить такую подпись можно онлайн – например, через Госуслуги. 

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

УКЭП подходит для подписания практически любых документов, но чаще применяется в тех случаях, когда документы нужно передавать в государственные органы или реестры. У нее та же криптографическая архитектура, что и у УНЭП, но выпуск более сложный и в подавляющем большинстве случаев может быть только очным. За счёт этого и возможности применения УКЭП тоже самые широкие: например, только этот вид подписи по закону подходит для регистрации прав на недвижимость, подачи документов в госорганы и подписания электронных счетов-фактур. А ещё только УКЭП используется в качестве подписи генеральных директоров и индивидуальных предпринимателей. 

 

Применение ЭДО в разных направлениях

Когда компания решает перейти на электронный документооборот, почти сразу возникает вопрос: с чего начать – какие потоки цифровизировать в первую очередь, а что можно оставить на потом. Универсального ответа не существует, бизнес сам выбирает стратегию. Можно начать с процессов, где ЭДО давно норма, можно сосредоточиться на перспективных направлениях с наибольшим потенциалом для оптимизации и сделать это своим конкурентным преимуществом или можно перевести в электронный формат всё сразу.  Однако есть ориентиры, на которые стоит опираться. Один из – уровень цифровизации разных направлений документооборота на рынке. В одних сферах электронные документы уже стали стандартом, в других – по-прежнему совмещаются цифровой и бумажный форматы.

Как раз во взаимодействии с государством (B2G) электронный формат давно считается стандартной практикой. Для сдачи отчётности в ФНС необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись руководителя – это требование закреплено в нормативных актах, в том числе в приказе от 18.06.2025 № ЕД-7-26/535. Уже в 2022 году по данным ФНС 94% предпринимателей сдавали отчётность электронно, за несколько лет этот показатель стал ещё выше.

ЭДО в кадровом и B2B сегментах тоже активно развивается. В 2025 году более 20% компаний – от малого бизнеса до крупных предприятий – полностью или частично перешли на КЭДО. Классическое ЭДО по разным оценкам используют от 60 до 70% компаний. При этом многие организации всё ещё работают в смешанном формате, постепенно переводя процессы в цифру. 

В работе с клиентами-физическими лицами электронные подписи считаются относительно новым инструментом. B2C-сервисы электронного документооборота начали появляться совсем недавно. На конец 2024 года этот рынок был освоен не более чем на 0,5%. Именно поэтому это направление сегодня выглядит особенно перспективным: компании, которые начинают внедрять B2C ЭДО уже сейчас, получают заметное преимущество – не только оптимизацию процессов, но и способ выделиться на фоне конкурентов. 

Такой разный темп цифровизации – нормальная часть перехода рынка на новый цифровой формат взаимодействия. По нашим данным более половины жителей России хотя бы раз использовали электронную подпись. Это значит, что для миллионов пользователей электронный документооборот и ЭП уже выглядят привычными и понятными инструментами. 

 

Как перевести документы в электронный вид

Переход на электронный документооборот может казаться сложным и непонятным процессом. На практике всё просто. Ниже – понятный алгоритм перехода на электронный формат.

1. Планирование и подготовка

Для начала важно понять, действительно ли электронный документооборот нужен вашей компании и какие задачи он должен решать. Проанализируйте текущие процессы, посчитайте затраты на бумажный документооборот и сравните их с электронным форматом.

Если ЭДО оказывается выгоднее:

• определите,  какой поток документооборота хотите цифровизировать: классическое B2B ЭДО/КЭДО/B2C ЭДО или всё сразу. Конкретных правил не существует – всё зависит от задач бизнеса;

• подготовьте внутренние регламенты о переходе;

• выберите надёжный сервис. Под каждый поток документов требуется определённый сервис.

2. Тестовый запуск

Начните с пилотного внедрения. Протестируйте сервис на ограниченном числе документов и сотрудников, посмотрите, как система работает в реальных условиях, и соберите обратную связь. Это поможет вовремя выявить и исправить возможные ошибки на начальном этапе.

3. Обучение команды

Чтобы сервис заработал в полном объеме, важно подготовить сотрудников к новым процессам:

• познакомьте команду с интерфейсом;

• расскажите, какие документы теперь можно подписывать электронно;

• подготовьте понятные инструкции и ответы на часто задаваемые вопросы.

Например, обучение в научно-производственном объединение «Стример», которое использует сервис Сайн.Смарт, заняло около недели и проходило в несколько потоков: отдельно для сотрудников, которые являются простыми пользователями системы, и отдельно для сотрудников бухгалтерии, которые проверяют и отправляют документы на подписание.

Чем понятнее правила – тем быстрее команда адаптируется.

4. Техническая интеграция

Настройте работу сервиса так, чтобы он был частью привычных рабочих инструментов. Чаще всего электронный документооборот интегрируется с системами, которые уже используются в компании, например, с CRM. Это снижает сопротивление изменениям и упрощает работу.

5. Финальный запуск

Готово – ЭДО настроен. Главное в работе с электронными документами – системность и понятные правила. Постепенно расширяйте применение сервиса и продолжайте собирать обратную связь со всех, кто её использует: сотрудников, клиентов, партнёров. 

 

Как выбрать сервис для ЭДО

При выборе сервиса для ЭДО важно учитывать два момента:

1. Универсального решения на рынке нет. Сервисы для КЭДО, классического ЭДО и подписания документов с клиентами-физическими лицами отличаются и по функционалу, и по требованиям к подписи. Вывод: сначала надо определиться, какой поток документооборота будет переведен в ЭДО.

2. Для каждого потока документооборота закон устанавливает свои правила: какие виды электронных подписей допустимы, где нужна УКЭП, а где достаточно УНЭП, как должно быть организовано хранение документов. Без этого этапа легко выбрать сервис, который формально удобен, но не подходит с юридической точки зрения. 

Далее уже есть смысл сравнивать конкурентные сервисы по следующим параметрам: 

• решения, которые предлагает сервис: встраивается ли он в текущие процессы компании, есть ли готовые интеграции с нужными CRM и учётными системами, удобно ли масштабировать использование по мере роста бизнеса; 

• стоимость;

• репутация: отзывы в открытых источниках, реальные кейсы, опыт работы с крупными компаниями. 

 

О сервисах Sign.Me

Сервисы от Sign.Me позволяют оцифровать значительную часть документооборота между компанией и физическими лицами.

Сайн.Клик подойдёт для быстрого подписания документов с клиентами и сотрудниками. Документы подписываются по СМС и не требуют установки приложений – вся работа ведётся через веб-интерфейс. Подписание происходит с помощью усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) с криптографической защитой, а данные пользователей можно подтвердить через доступные в Клике банковские ID-сервисы.

Сайн.Смарт – идеальное решение для КЭДО и регулярной работы с контрагентами. Сервис работает в мобильном приложении и подходит для ежедневного обмена документами. Подписание также осуществляется с помощью УНЭП, а идентификация пользователей проходит онлайн через Госуслуги или очно в УЦ.

Сайн.Квал предназначен для бизнес-процессов, которые подразумевают подписание документов между компанией и физлицом с последующей регистрацией в госорганах – например, при оформлении договора купли-продажи недвижимости, который всегда передается в Росреестр. Сервис работает в мобильном приложении, сертифицированном ФСБ. Документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью, а идентификация подписантов проводится очно через аккредитованный удостоверяющий центр.

Все сервисы Sign.Me легко интегрируются в IT-системы компании с помощью API, а также работают с популярными CRM-системами, включая 1С и Битрикс24. Их можно использовать как по отдельности под конкретные задачи, так и вместе, в едином пространстве для электронного документооборота.