Продление электронной подписи в 2026 году: полное руководство по перевыпуску сертификатов

Электронная подпись (ЭП) – это цифровой аналог собственноручной подписи, инструмент для подтверждения подлинности электронных документов. Для работы ЭП используется сертификат ключа проверки электронной подписи – он подтверждает личность владельца и легитимность подписи. Сертификат выдаётся удостоверяющим центром на ограниченный срок – обычно 12 или 15 месяцев. 

Когда срок действия сертификата истекает, вы не можете подписывать новые документы. При этом все документы, подписанные ранее, остаются действительными – конец срока действия сертификата не приводит к их аннулированию. Чтобы продолжить работу с ЭП, необходимо своевременно его перевыпустить. 

Так, важно различать подпись и сертификат. Когда говорят о «продлении ЭП», фактически имеют в виду перевыпуск или получение нового сертификата.

Но для некоторых видов электронных подписей сертификаты, а соответственно, и их перевыпуск, не требуются вовсе. Давайте разбираться.

 

Сертификаты для разных электронных подписей

• ПЭП (Простая электронная подпись) представляет собой, по сути, пару «логин-пароль» или одноразовый код подтверждения из СМС. Поскольку здесь не используется криптографическая защита информации, понятия сертификата или сроков действия вообще неактуальны – простая подпись существует только в момент подтверждения конкретного действия.

• УНЭП (Усиленная неквалифицированная электронная подпись) часто выпускается с использованием сертификата ключа проверки. Однако существуют технологии – например, в банковских мобильных приложениях или системах кадрового электронного документооборота (КЭДО), – где УНЭП формируется без создания такого сертификата. Это полностью соответствует требованиям закона. Для бизнеса и клиентов это означает упрощение пользовательского пути: процесс получения подписи становится быстрее и незаметнее, так как исключается этап выпуска сертификата. 

• УКЭП (Усиленная квалифицированная электронная подпись) всегда выпускается только с сертификатом.

 

Что происходит, когда срок сертификата истекает?

Представьте, что у вашей банковской карты закончился срок действия. Деньги на счете остались, история операций сохранилась, но оплатить покупку в магазине этим пластиком вы больше не можете. То же самое с ЭП:

Старые документы: все файлы, подписанные вами в период действия сертификата, сохраняют полную юридическую силу бессрочно. 

Новые документы: подписать что-то новое с истекшим сертификатом технически невозможно. Сервис выдаст ошибку.

Процедура выпуска и перевыпуска сертификата регулируется 63-ФЗ «Об электронной подписи». Независимо от того, кто вы – генеральный директор с токеном ФНС или частное лицо, – общий порядок действий схож. В первую очередь необходимо определить, действует ли ваш текущий сертификат прямо сейчас.

 

Ситуация А: сертификат еще действует

Вам повезло. Повторная идентификация личности не потребуется, и вы можете перевыпустить сертификат дистанционно.

• Для гендиректоров и ИП: через личный кабинет налогоплательщика или доверенные УЦ ФНС.

• Для сотрудников и физлиц: через личный кабинет или мобильное приложение вашего сервиса документооборота или удостоверяющего центра.

Результат: никуда ходить не надо, новый сертификат готов через 10-15 минут и подпись можно использовать.

Ситуация Б: срок действия истек

Дистанционный перевыпуск невозможен. Система больше не может идентифицировать вас с помощью недействующего сертификата.

• В случае с УКЭП это необходимо сделать очно. Представитель аккредитованного удостоверяющего центра при личной встрече сравнит фото из паспорта с внешностью заявителя, уточнит данные и проверит их через государственную систему. После успешной проверки будет выпущен новый сертификат УКЭП. 

• Сертификат для УНЭП можно перевыпустить как очно, так и онлайн, например, через верифицированную учётную запись на Госуслугах. Наличие или отсутствие такой возможности зависит от провайдера подписи, уточняйте информацию у представителей сервиса, которым вы пользуетесь.

Совет эксперта: поставьте напоминание в календарь за 2 недели до истечения срока. В сервисах от Sign.Me уже внедрена такая функция. Приложение заранее напомнит вам о скором окончании срока сертификата и предложит перевыпустить его.

 

Продление, перевыпуск или новый сертификат – разбираемся в терминах

В профессиональной среде и в инструкциях вы можете встретить разные формулировки, давайте разграничим понятия:

Продление
Это устаревший, «бытовой» термин. Раньше некоторые УЦ действительно технически продлевали действие, но сейчас это не встречается из-за ужесточения требований безопасности. Когда вы видите кнопку «Продлить», знайте – за этим скрывается процедура выпуска нового сертификата на основе данных старого. 

Перевыпуск
Именно это имеют в виду пользователи сервисов. Это стандартная процедура получения нового сертификата взамен истекающего.

• Сервис генерирует новые ключи электронной подписи, удостоверяющий центр проверяет, что ваши паспортные данные, СНИЛС и ИНН не изменились, и выдаёт новый сертификат.

• Если делать это вовремя, перевыпуск происходит автоматически по текущему сертификату.

Внеплановая замена
Это экстренный случай. Он требуется, если:

• Вы потеряли токен (флешку) с ключом или смартфон с мобильной электронной подписью.

• Вы сменили фамилию или другие паспортные данные.

• Кто-то узнал ваш ПИН-код или получил доступ к компьютеру и другим устройствам.

В этом случае старый сертификат сначала аннулируется через заявление в УЦ, а затем выпускается новый – уже через личный визит или иной способ идентификации, предусмотренный законом.

 

Базовый процесс перевыпуска электронной подписи

Независимо от типа электронной подписи, общий порядок перевыпуска сертификата остается единым. Однако в зависимости от конкретного вида ЭП некоторые детали процедуры могут различаться.

 

Продление УКЭП для руководителя и ИП через ФНС

С 2022 года генеральные директора юридических лиц и индивидуальные предприниматели могут получить УКЭП только в Федеральной налоговой службе или у её доверенных лиц. 

Если вы директор и ваш сертификат заканчивается, у вас есть два варианта.

 

1. Онлайн-способ через Личный кабинет налогоплательщика

Это самый удобный сценарий. Он позволяет перевыпустить сертификат электронной подписи без посещения инспекции и очередей.

Вам понадобятся:

• ПК (Windows/macOS) с драйверами токена

• Действующая УКЭП

• Токен 

• КриптоПро CSP

Что вам необходимо сделать:

1. Вставьте токен → «Инструменты КриптоПро» → проверьте срок сертификата (должно быть ≥24 часа).

2. Зайдите на nalog.gov.ru → ЛК ЮЛ/ИП → выберите вход «Ключ электронной подписи».

3. Откройте «Услуги/Сервисы» → «Перевыпуск сертификата ЭП».

4. Проверьте данные в заявлении (ИНН/ОГРН/ФИО); если паспорт менялся и данные в ЕГРЮЛ/ЕГРИП не обновлены – онлайн-перевыпуск не пройдет.

5. Подпишите и отправьте заявление. 

6. Когда статус станет «Выпущено» → нажмите «Записать сертификат на носитель» → введите PIN; не вынимайте токен до завершения.

Готово – начинайте использовать новый сертификат.

 

2. Личный визит в отделение ФНС

Если вы пропустили дедлайн, потеряли или сломали токен, нужно посетить ФНС очно. 

Когда это необходимо:

• Срок старого сертификата истек (даже на 1 день).

• Не работает носитель.

• Изменились паспортные данные руководителя.

Что вам необходимо сделать:

1. Запишитесь онлайн через «Онлайн-запись на прием в инспекцию» на сайте ФНС (услуга «Выдача КЭП») – так вы избежите очереди.

2. Налоговая не продает токены, необходимо купить его заранее (магазины электроники, операторы ЭДО, вендинговые автоматы в инспекциях). Требуется сертификат ФСТЭК/ФСБ.

3. Возьмите с собой паспорт РФ, СНИЛС, ИНН (номер достаточно), печать организации (если есть), токен.

4. В инспекции вас сфотографируют и запишут сертификат на токен за 10–15 минут.
   

 

Перевыпуск подписи сотрудника в КЭДО и для доверенных лиц 

Сотрудникам компании не требуется получать электронную подпись в удостоверяющем центре ФНС. В этих случаях сертификаты выпускают коммерческие удостоверяющие центры. Процесс может различаться в деталях в зависимости от провайдера, но общее правило остается прежним: если у вас есть действующий сертификат, перевыпуск можно выполнить онлайн.

Важно различать две категории сотрудников:

1. Обычные сотрудники, которые подписывают кадровые документы внутри компании (КЭДО).

2. Сотрудники, которые подписывают документы от имени компании по доверенности.

 

1. Перевыпуск сертификата подписи сотрудника в КЭДО

В кадровом электронном документообороте обычно используется УНЭП, реже – УКЭП.

В корпоративных системах процесс перевыпуска часто автоматизирован. Система сама напомнит вам заранее. 

Рассмотрим, как это работает, на примере нашего сервиса Сайн.Смарт. Это популярное мобильное решение на базе УНЭП, которое часто используется в системах КЭДО.

1. Пользователь получает пуш-уведомление о скором истечении срока.

2. В приложении он инициирует процедуру перевыпуска.

3. Так как у пользователя уже есть активный сертификат, ему не нужно проходить повторную идентификацию личности. Он подписывает заявление на выпуск своей текущей подписью прямо в смартфоне.

4. Новый сертификат готов, подпись можно продолжать использовать.

«Мы в Sign.Me разработали максимально бесшовный процесс перевыпуска. Наша цель – чтобы пользователь даже не задумывался об этом. Если человек уже идентифицирован в системе и имеет действующий сертификат, обновление должно занимать секунды. В КЭДО это снижает нагрузку на HR-департаменты и исключает простои в работе», – отмечают эксперты Sign.Me.

2. Перевыпуск подписи для сотрудника с доверенностью (МЧД)

Если вы подписываете документы от лица компании (например, коммерческий директор подписывает договор поставки), у вас на руках должен быть сертификат УКЭП физического лица. В нём не будет сведений о компании, только ваши личные данные и информация о выпустившем сертификате УЦ. Перевыпуск сертификата в этом случае осуществляется по общим правилам, уже описанным выше. Но здесь появляется второй важный элемент – продление доверенности.

 

Роль машиночитаемой доверенности (МЧД) в 2026 году

Перевыпустив сертификат физлица, сотрудник не сможет подписывать документы компании, если у него нет актуальной МЧД. 

Что такое МЧД? Это машиночитаемая доверенность, электронный аналог обычной доверенности в виде файла формата XML, который подтверждает полномочия человека действовать от имени организации или ИП при электронном документообороте. По сути, МЧД фиксирует следующее: «Гендиректор ООО "Ромашка" доверяет Иванову И.И. подписывать документы от имени компании».

Срок действия МЧД: Он не связан со сроком действия сертификата. Доверенность может быть выдана на 3 года, а сертификат – на 1 год.

 

Как оформляется МЧД

Процесс обычно выглядит так:

1. Руководитель формирует МЧД в сервисе ЭДО или через ФНС.

2. Подписывает её своей УКЭП (выданной ФНС).

3. Доверенность регистрируется в реестре ФНС.

4. При подписании документа сотрудник указывает реквизиты МЧД (как правило, регистрационный номер) – система автоматически подтягивает сведения из реестра.

Сегодня чаще используется указание регистрационного номера МЧД, а не прикладывание XML-файла вручную.

Важно: При перевыпуске сертификата сотрудника (физлица) перевыпускать МЧД не нужно, если срок доверенности еще не истек.

 

Нюансы перевыпуска подписи для физических лиц

Физические лица в большинстве случаев не принимают самостоятельных решений о получении электронной подписи. Инициатором чаще выступает бизнес – банк, страховая компания, клиника, агентство недвижимости или иной сервис, с которым человек взаимодействует.

Именно компания определяет формат подписи и сценарий её использования в рамках своих процессов.

Если речь идёт об обычных коммерческих документах – договорах, заявлениях, согласиях, анкетах, – чаще всего применяются:

• УНЭП без сертификата. Пример – сервис Сайн.Клик. Здесь технология построена так, что пользователю не нужно думать о сроках действия сертификата. Вопрос «продления» здесь просто не стоит – если вам присылают документ, вы знакомитесь с ним и подписываете. Для проверки данных пользователя бизнес может использовать подключенные к Клику ID-сервисы.

• ПЭП (код из СМС, push-подтверждение, логин-пароль) – менее защищённый формат, так как не использует криптографию. Подпись по сути привязана к номеру телефона или учётной записи, а подтверждение строится на данных системы. Поэтому ПЭП чаще не используется для действий с повышенной юридической ответственностью.

 

FAQ: Часто задаваемые вопросы

 

Можно ли перевыпустить подпись заранее, пока еще не истек срок действия сертификата у текущей?

Да, и это даже рекомендуется. Перевыпуск при действующем сертификате обычно проходит дистанционно – без визита в удостоверяющий центр или ФНС и без повторной идентификации. Это позволяет избежать лишних процедур и простоев в работе.

Нужно ли уведомлять налоговую о смене подписи?
Нет. При получении нового сертификата УКЭП гендиректора данные автоматически обновляются в системах государственных органов. Обновление сертификата любой другой ЭП также не требует уведомления никаких органов. Но для некоторых специфических торговых площадок или банковских систем может потребоваться ручная регистрация нового сертификата в личном кабинете этой площадки.

Что делать, если я потерял токен или смартфон с действующей подписью?
Срочно обратитесь в УЦ, который выпустил подпись, для отзыва сертификата или отзовите его через Госуслуги. Пока сертификат не отозван, есть риск его использования третьими лицами при наличии доступа к носителю или к устройству с мобильной подписью и PIN-коду. После отзыва можно оформить новый сертификат в установленном порядке.