Главные новости в сфере электронного документооборота за 2025 год

Новые форматы МЧД, другой способ взаимодействия с налоговой, переход на электронные накладные. Звучит сложно? На деле всё укладывается в 5 минут чтения.

Аккредитация УЦ стала быстрее, а госорганы теперь могут получить сертификат электронной подписи 

Выпустить электронную подпись для компании становится легче, а сфера её применения масштабируется. Государство ускорило и упростило многие процедуры.

• Подать заявление на аккредитацию удостоверяющего центра (УЦ) теперь можно через Госуслуги с помощью УКЭП.

• Сроки рассмотрения заявок резко сократили. Раньше ждать решения приходилось около месяца, а теперь – в среднем 2–3 недели.

• В закон введено понятие «государственный орган» в качестве нового типа владельца сертификата электронной подписи. Получать сертификаты ЭП госорганы смогут по таким же правилам, как и юрлица. Также для них создаётся отдельный перечень (государственный информационный ресурс), который ведёт Федеральное казначейство. 

Что это значит для вас? Государство продолжает развивать законодательство в сфере электронной подписи и массово применять решение. Пора и вам переходить на онлайн-подписание документов.

Машиночитаемые доверенности (МЧД): новые форматы

С электронными доверенностями тоже произошли важные изменения.

• С 1 марта 2025 действуют только доверенности новых форматов (5.03 и 003). Старые (5.01, 5.02, 002) больше не выпускаются, но выданные ранее – действуют до окончания своего срока или до отзыва.

• С 1 июня 2025 получить информацию о доверенности из реестра можно только по трём данным: номер доверенности, ИНН доверителя и ИНН представителя.

• Также Минцифры рассматривают поправки по актуализации правил заполнения формы МЧД. Поправки позволят выдавать доверенности не только от имени всей компании, но и от её филиала. Также хотят ввести новое обязательное поле для указания периода действия доверенности и убрать обязательное указание паспортных данных представителя. Описание предоставляемых полномочий будет стандартизировано за счет использования классификатора, а дополнительные полномочия можно будет описать в произвольной текстовой форме.

Что делать? При выдаче новых электронных доверенностей следите, чтобы они были в актуальном формате, а также готовьтесь к обновлённому формату формирования МЧД.

Взаимодействие с налоговой: каналы связи меняются

Важное изменение в том, как мы общаемся с ФНС.

• С 1 ноября 2025 все письма, жалобы и документы, для которых нет специальной электронной формы, можно отправить в налоговую только через Личный кабинет на сайте ФНС или через Госуслуги. Отправка через привычные системы электронного документооборота для таких писем прекратится.

Что делать? Осваивайте Личный кабинет налогоплательщика и кабинет на Госуслугах, если ещё не сделали этого. Это скоро станет основным каналом взаимодействия с налоговой. 

Счета и накладные уходят в цифру, а в электронном документообороте вводится обязательный документ – УПД

• В феврале 2025 ФНС утвердила формат представления счёта на оплату в электронной форме. Юрлица и ИП могут обмениваться электронными счетами между собой, а также представлять счёт на оплату в электронном виде по требованию налоговых инспекторов.

• Транспортные накладные полностью переходят в цифру с 1 сентября 2026 года. Грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель будут работать только с электронными накладными (ЭТрН).

• С 1 января 2026 года в сфере электронного документооборота произойдёт важное изменение: будет прекращено использование унифицированных форм документов, утверждённых приказами ФНС № ММВ‑7‑10/551@ и № ММВ‑7‑10/552@, при взаимодействии с контрагентами – товарная накладная (форма ТОРГ‑12), акт выполненных работ или оказания услуг и счёт‑фактура. На замену им обязательным становится применение универсального передаточного документа (УПД) версии 5.03. Новый формат объединит в себе функции счёта‑фактуры и первичного учётного документа (накладной или акта). ФНС рекомендует начать подготовку к переходу на УПД заранее, чтобы адаптироваться к изменениям.

Что это значит? Бизнес продолжает активный переход на цифровой документооборот, что в перспективе сэкономит всем время и деньги. Новый формат УПД объединяет всю информацию в единую структуру, понятную для любого участника ЭДО.