Без офиса и принтера: как организатор туров управляет бизнесом из дома с электронной подписью для ИП

Расскажите о вашем проекте и истории его создания

Я занимаюсь организацией туристических маршрутов по всему Северному Кавказу. Началось это в 2022 году. На тот момент мы с семьей жили на севере, в городе Северодвинске Архангельской области. После рождения ребёнка муж подарил мне путёвку на 10 дней в Дагестан, и я решила съездить, отдохнуть. Я была приятно удивлена той природой, атмосферой, и в моменте у меня «щёлкнуло», что я тоже хочу попробовать заняться организацией туров. Стала потихоньку вникать, и вот пошло-поехало. 

Начинала вести бизнес вместе с партнёром – местным жителем. У него уже был небольшой опыт, а я только начинала, поэтому мы вместе помогали друг другу. Сейчас я веду проект самостоятельно. У меня большая команда, наработанная годами. Среди них и водители, и подрядчики по жилью, и люди, которые отвечают за питание туристов.

 

Кто ваши основные клиенты и заказчики?

Приезжают люди со всей России. Много туристов с Дальнего Востока, с северных городов, также едут из Москвы, Курска, Брянска, Екатеринбурга. Состав группы всегда разный. Самый большой процент туристов – это пары. Часто приезжают семьи, много девушек, подруг. Бывают одиночные туристы, бывают организованные группы в 6-16 человек. Всегда по-разному.

Каждая пятая заявка – это индивидуальный тур. Например, если клиенты не могут подстроиться под наше расписание групповых поездок, то мы спокойно соберём маршрут под их даты и запрос. В этом плане мы гибкие и мобильные. В этом бизнесе нет такого, чего мы не сможем сделать.

 

Какое участие вы принимаете в процессе ведения бизнеса? Какой у вас формат взаимодействия с клиентами?

Раньше, когда только формировалась клиентская база, я находилась на месте, сопровождала туристов и не только. В этом бизнесе я попробовала себя во всех ролях. Разве что только еду не готовила. Остальное всё делала сама, было важно прочувствовать процесс изнутри. 

Сейчас я занимаюсь только организацией. Территориально нахожусь в Москве, 90% времени работаю дистанционно, в день могу общаться с клиентами из 5-6 туристических групп. И только летом приезжаю в Дагестан, чтобы снять контент.

Эльвира перевела документооборот в цифру и стала пользователем сервиса Сайн.Клик от ИТ-команды Sign.Me в марте 2025 года.

Сайн.Клик – идеальное решение для моментального подписания документов с клиентами-физлицами и сотрудниками в 1 клик по СМС. Подписание происходит с помощью усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) на основе криптографии, обеспечивая надежную техническую и юридическую защиту.

 

С какими сложностями вы сталкивались при работе с бумажными документами?

У меня нет офиса, я работаю из дома. И нет собственной печатной техники: принтера, сканера. Как раз работа с бумажными документами вызывала у меня сложности. Обычно процесс выглядел так: необходимо подготовить документ, распечатать его, вручную подписать, отсканировать, отправить. Чтобы выполнить эти шаги, мне приходилось идти в копировальные центры или просить помощи у мужа на его работе. Этот процесс затягивался на дни, что сильно тормозило всю мою деятельность. А с помощью электронной подписи – буквально полчаса, и документ подписан. 

 

Как проходил процесс подписания договора с клиентом до внедрения электронной подписи? Сколько это занимало времени?

Я составляла договор в формате Word, отправляла документ клиенту. Он его печатал и подписывал, потом сканировал и отправлял мне обратно. Далее уже я печатала и подписывала документ. Всё это происходило практически ежедневно. В среднем процесс подписания занимал 2-3 дня. Клиенты тоже бывают чем-то заняты и не имеют возможности оперативно распечатать/отсканировать договор.

 

Что послужило толчком к внедрению электронного документооборота? 

Главный фактор – неудобство, что процесс отнимал очень много времени. По сути, кроме как подписания бумажки больше ничего и не требовалось. Но из-за такого длительного процесса всё очень сильно затягивалось. В первую очередь это вредило бизнесу. В момент подписания одного договора я не могла уделить внимания другим клиентам. Поэтому решила, что нужно перестроить те процессы в работе, которые я могу автоматизировать.

 

А были какие-нибудь сомнения или страхи насчёт внедрения? 

Нет, я была уверена в этом инструменте и быстро согласилась. Когда мне предложили такое решение, то объяснили, что электронная подпись имеет такую же юридическую силу, как и собственноручная. Для меня, как для ИП, этого фактора было достаточно. 

 

Как вы узнали о сервисе Сайн.Клик? 

Случайно – я воспользовалась этим сервисом как клиент. Подписывала договор с одним из подрядчиков, и он предложил перевести документы в электронный вид. Сначала не поняла, что это такое. А когда мне объяснили, то решила внедрить это и в свой бизнес.

 

Расскажите о процессе подключения к сервису Сайн.Клик. Сколько времени у вас заняло? 

Недолго, около получаса. Я прошла регистрацию в сервисе, приобрела документы на счёт, а после этого сразу приступила к работе.

 

Расскажите о вашем первом подписании. Насколько сложно было разобраться в процессе? 

Это было несложно, я даже не запомнила этот момент. Процесс интуитивно понятен, есть инструкция, есть техподдержка. Если появляются вопросы, я всегда пишу им на почту, а они мне подробно объясняют, что и как нужно делать. Но на момент первого подписания никаких проблем не возникло. Я прошла все шаги по инструкции и сразу отправила SMS с договором клиенту.

Стало ли проще взаимодействовать с клиентами? Как клиенты оценивают подписание документов онлайн?

Да, стало однозначно проще, самое главное преимущество сервиса – это скорость. Теперь всё находится в веб-интерфейсе в одном месте. А ещё нет бумажек и всяких бюрократических моментов.

Однако было несколько случаев, когда при первом подписании у особо бдительных клиентов такой способ вызывал вопросы. Они привыкли не доверять SMS, опасались самого факта его получения. В таком случае я стараюсь успокоить клиента и объяснить, что он может провести идентификацию через банк, а это уже автоматически не мошенничество, или отправляю скрин из личного кабинета Sign.Me, где указано, что это действительно мое ИП, договор оформлен на имя этого клиента и действительно ждет его подписания. Они понимают, что это безопасно, их никто не обманывает и уже далее переходят по SMS на подпись. 

 

Что бы вы сказали индивидуальным предпринимателям, которые сомневаются, стоит ли им переходить на электронный документооборот? 

В первую очередь я бы советовала следовать за современными технологиями и максимально стараться оптимизировать свои бизнес-процессы. Там, где можно делегировать или упростить свою работу, это нужно делать и не надо этого бояться. Большинство людей по привычке думают, что бумажка надёжнее, а в итоге мучаются с ней: бегают, сканируют, ищут среди других документов, хранят. Нужно от этого отходить и идти в ногу со временем, тогда и бизнес будет быстрее развиваться. Когда я начала пользоваться вашим сервисом, у меня в голове была только одна мысль: «Я хочу облегчить себе жизнь». Сайн.Клик как раз создан для этого на 100 процентов.

 

Стоит ли внедрять электронную подпись при небольшом объеме документов? 

Конечно. В первую очередь ценно что? Наше время. Проще заплатить ту небольшую стоимость за подпись, чтобы оформить документ за несколько минут, нежели потратить день на беготню с бумажками. Сервис сильно облегчил мне жизнь. Я была бы готова заплатить даже в два раза больше, чем вернуться к бумажному документообороту и мучаться с ним. Даже если у вас один документ в месяц, в год – всё равно стоит внедрять. Оно действительно стоит того. 

 

Вы положительно относитесь к цифровизации. Планируете ли вы внедрять другие цифровые решения для оптимизации бизнес-процессов? 

Однозначно. В первую очередь – искусственный интеллект. Сейчас без него уже никуда. Будем пробовать настраивать его в продажу туров. Первые вопросы от клиентов всегда шаблонные, в этом он нам и поможет. А на дальнейших этапах он будет перекидывать клиента на меня или другого сотрудника. Всё-таки он ещё не до такой степени развит, чтобы мог продавать за меня мои же туры. Но вот часть каких-то обязанностей делегировать можно. 

 

Можете дать несколько советов, как развивать свой бизнес, как масштабировать его? 

Я повторюсь, но самый главный совет – это не бояться идти в ногу со временем. Всё, что сейчас предлагают современные технологии, нужно пробовать. Бизнес – это такая штука, где ты никогда не знаешь, что будет востребовано. Сейчас всё идёт по одному сценарию, а через месяц может быть совсем по-другому. Поэтому нужно стараться быть современными, идти вперед за технологиями, внедрять в работу то, что целесообразно для вашего бизнеса. Ещё важно смотреть за конкурентами, оценивать, что есть в их работе, и делать лучше. Всё время надо держать в голове мысль – «А что мне изменить сегодня, чтобы завтра стать лучше?»