Как агентство Harlanov Sports Management ускорило подписание документов со спортсменами

Расскажите подробнее об агентстве: как давно вы работаете и какие услуги оказываете спортсменам?

Наше агентство Harlanov Sports Management работает на рынке единоборств с 2019 года. Мы первые в России и странах СНГ решили сделать бизнес в сфере спортивного менеджмента публичным. Раньше этот бизнес строился иначе: менеджеры были и до нас, однако всё это носило более теневой характер. Чаще всего это были частные лица, а договорённости строились на личных отношениях и не всегда были прозрачными. Мы решили поменять правила индустрии и начали переводить всю нашу менеджерскую деятельность в плоскость официальных договорённостей. В данный момент мы оказываем комплекс услуг для наших клиентов и решаем следующие задачи: 

• менеджмент – управление делами и продвижение спортсменов;

• PR – формирование и продвижение личного бренда спортсмена;

• спортивное продвижение – работа с рейтингами и статистикой, повышение спортивных показателей;

• работа со спонсорами;

• SMM-продвижение – повышение вовлечённости интернет-аудитории;

• юридическое сопровождение – работа с контрактами со спонсорами и промоутерами, а также рекламными контрактами, которые подписывает спортсмен.

 

Каких спортсменов вы сопровождаете? С какими видами спорта работаете чаще всего?

На данном этапе мы больше сосредоточены на коммерческих мероприятиях в сегменте единоборств и сопровождаем спортсменов в таких видах спорта, как ММА (смешанные единоборства), бокс и кулачные бои. С 2026 года мы также открыли для себя направление футбольного менеджмента и получили аттестацию футбольного агентства в FIFA.

Наши спортсмены принимают участие в различных событиях по всему миру – мы не ограничиваемся мероприятиями, которые проходят только в России или странах СНГ. В числе наших клиентов есть граждане США, Турции, Азербайджана, Армении и России.

 

Как устроена работа комплексного ведения спортсмена?

Это системная работа с карьерой спортсмена и всеми ключевыми процессами вокруг неё. Мы не ограничиваемся поиском контрактов или переговорами с клубами. Наша задача – понимать долгосрочные цели спортсмена и выстраивать стратегию его развития.

Работа начинается с анализа текущей ситуации: спортивных задач, контрактного статуса, перспектив и потенциальных точек роста. На основе этого мы формируем индивидуальный план и подключаем необходимых специалистов, которые помогают решать конкретные задачи на разных этапах карьеры.

 

Сколько документов в среднем вы подписываете при сопровождении одного спортсмена?

Количество документов зависит от конкретного спортсмена, его текущих задач и вида единоборств. В среднем при сопровождении одного спортсмена мы подписываем около 30 документов.

 

Как проходило подписание документов до внедрения электронной подписи?

Так как мы занимаемся своей деятельностью 24/7, в какой-то момент поняли, что работа с документами носит стихийный характер. Спортсмен в силу своей деятельности подписывает не только наши внутренние документы – агентское соглашение, отчёты агентства и т.д. – но и соглашения с третьими лицами, контрагентами и промоутерами.

При этом у всех своя система документооборота. Кто-то требует подписания документов на бумаге, кого-то устраивает обмен по электронной почте, а кому-то достаточно скана в мессенджере.

 

С какими сложностями вы сталкивались при бумажном подписании?

Мы теряли время. Если делать всё в рамках закона, а мы принципиально работаем только так, то в нашем деле срочность и юридическая корректность оформления документов имеют принципиальное значение.

Мы могли вести переговоры в течение шести месяцев, а потом в один день нам подтвердили сделку с условием: «Контракт должен быть подписан сегодня». И ты понимаешь, что это практически невозможно, потому что любое соглашение сначала проходит через наш юридический отдел, затем уходит спортсмену на подпись. Он должен его распечатать, подписать, отсканировать и отправить по электронной почте обратно.

Звучит как простой набор действий, но на практике это часто работает не так. Возникают типичные проблемы: нет принтера или сканера, страдает качество распечатанного документа. Кроме того, в итоге документ нередко приходит некорректно: например, из 20 страниц мы получаем только последнюю – где стоят подпись и реквизиты. По мере роста агентства и количества спортсменов стало понятно, что прежний подход к работе с документами невозможно масштабировать. Так работать мы больше не могли и не хотели.

 

Что вы сделали для улучшения процесса подписания документов?

Для эффективного взаимодействия с нашими клиентами мы разработали собственный цифровой продукт – мобильное приложение Harlanov Athletic System. Это единая экосистема, которая позволяет системно сопровождать деятельность спортсмена и оперативно взаимодействовать с ним и всей командой.

Одним из важных шагов стало внедрение электронной подписи в этот процесс. Мы хотели уйти от бумажных документов, сканов и пересылки файлов и сделать так, чтобы спортсмен мог ознакомиться с документом и подписать его в электронном виде непосредственно в рамках нашей цифровой системы. Это позволило упростить и ускорить подписание документов, особенно в ситуациях, когда сделать это нужно оперативно.

Через приложение мы также ведем весь документооборот, контролируем и актуализируем важные документы – медицинские справки, лицензии и другие необходимые материалы. Кроме того, система аккумулирует персональную статистику спортсмена и информацию о его текущем спортивном статусе, позволяет планировать интервью, медиаактивности, участие в различных мероприятиях и событиях. Технологии помогают нам сделать взаимодействие более прозрачным, быстрым и эффективным. При этом за всеми цифровыми процессами всегда стоит команда людей.

 

Были ли перед внедрением сомнения?

Мы знали о такой технологии, поэтому сомнений не было. Понимали, что электронная подпись может решить сразу несколько задач, с которыми сталкиваемся мы, наши клиенты и партнёры. Поэтому переход на такой формат работы для нас был логичным шагом.

 

Как вы выбирали решение для электронной подписи? Какие требования к сервису были для вас наиболее важны?

Для нас было важно, чтобы сервис можно было достаточно просто интегрировать в наш цифровой продукт и чтобы его использование не усложняло привычные процессы. Мы искали решение, которое можно встроить в существующую систему без серьёзной перестройки всей инфраструктуры и которое при этом оставалось бы понятным и удобным как для нашей команды, так и для спортсменов.

 

Как вы узнали о Сайн.Клике и почему в итоге решили попробовать именно его?

Мы рассматривали несколько сервисов для электронного подписания документов. Однако остановились на Сайн.Клике, потому что процесс интеграции API в наш софт оказался более комфортным и гибким.

Наши IT-специалисты провели переговоры с командой Sign.Me и остались под приятным впечатлением. На тот момент у нас уже была сформирована вся архитектура приложения, и мы не были готовы сильно её пересматривать. Однако специалисты Сайн.Клика достаточно быстро подобрали подходящее для нас решение, которое помогло сделать весь процесс оформления и использования электронной подписи простым и удобным, а сами документы – юридически значимыми.

 

Помните первое подписание документа через сервис? Насколько легко было разобраться вашей команде? 

Серьёзных сложностей у команды не возникло. Потребовалось только отладить сам процесс работы. После этого пользоваться электронным подписанием стало просто и понятно. 

 

Как сейчас выглядит процесс подписания документа – от его подготовки вашей командой до подписи спортсмена?

Все детали процесса я раскрывать не могу – часть из них относится к нашей коммерческой тайне. Но в целом схема достаточно простая. Наша команда загружает подготовленный документ в административную панель, после чего он появляется в личном кабинете клиента. Спортсмен знакомится с документом и подписывает его электронной подписью.

После подписания документ автоматически попадает в наш архив. При необходимости направляем его дальше по электронной почте, например, промоутеру или спонсору. Подписанный электронной подписью документ сохраняет юридическую значимость, поэтому нам не нужно дополнительно дублировать процесс на бумаге – для нас это крайне важно.

 

Что изменилось по сравнению с прежним процессом? 

Главное изменение – это экономия времени. Процесс подписания стал заметно быстрее: теперь на оформление документов требуется меньше времени и действий. При этом сохраняется юридическая значимость подписанных документов, и ускорение процесса не идёт в ущерб его надёжности.

 

Как ваши клиенты отнеслись к таким изменениям?

Клиенты положительно отнеслись к изменениям. Для них процесс подписания стал проще и быстрее: теперь весь документооборот ведётся в нашем приложении, подписание не требует лишних действий и не отнимает много времени. Особенно это удобно, когда документы нужно согласовать и подписать оперативно.

 

Есть ли эффект, которого вы изначально не ожидали от перехода на ЭП?

Переход на электронное подписание дал именно тот результат, на который мы рассчитывали. Нам удалось организовать единое пространство для работы с клиентами, упростить документооборот, ускорить подписание документов и сделать этот процесс удобнее для всех участников.

 

Какие технологии, кроме электронной подписи, вы уже используете или планируете внедрять для управления бизнесом?

Мы уже используем собственную цифровую платформу, которая объединяет основные процессы работы со спортсменами: документооборот, медицинские документы и лицензии, персональную статистику, планирование медиаактивностей, участие в мероприятиях.

В дальнейшем мы планируем развивать систему в сторону ещё большей автоматизации и аналитики, чтобы получать больше данных для принятия управленческих решений, прогнозировать потребности спортсменов и эффективнее планировать их карьерное и коммерческое развитие.