Как адвокатское бюро «Феникс» использует сервисы электронной подписи

О бизнесе 

Адвокатское бюро «Феникс» – мультисервисная юридическая компания, где экспертный подход к оказанию правовой помощи основан на командной работе и высоких стандартах, принятых в крупнейших российских и зарубежных юридических фирмах. Бюро как юридическое лицо зарегистрировано в мае 2024 года, но фактически команда основателей в консалтинговом бизнесе с 2008 года. В компании работает более 20 человек. Мы специализируемся на защите бизнеса и находим эффективные способы защиты интересов предпринимателей, помогаем выявить и устранить риски в коммерческой деятельности, разрешаем юридические споры и защищаем активы в различных отраслях права. На данный момент у нас представлено 4 практики: обеспечения юридической безопасности бизнес-процессов и хозяйственных споров, трудового права, налогового права и уголовного права. Мы оказываем полный комплекс услуг: от помощи в выборе способа ведения бизнеса до сопровождения банкротства и защиты от субсидиарной ответственности, работаем с иностранными компаниями. 

Потребность в подписании документов с физлицами 

Наши клиенты на 80% – представители бизнеса или ИП, на 20% – физические лица. C юрлицами всё давно оцифровано: мы подписываем документы в классических сервисах ЭДО. С физлицами у нас есть два направления документооборота: привлечение сотрудников, с которыми мы взаимодействуем дистанционно, и подписание документов с клиентами. Оба направления оставались на бумаге, и нам важно было перевести их в цифру по двум причинам: 

1. Юридически грамотно и без рисков ускорить процесс подписания документов и онбординг самозанятых или физлиц, которых мы привлекаем под конкретные проекты. 

2. Упростить работу наших аккаунт-менеджеров. Они сталкивались со сложностями при подписании актов выполненных работ с клиентами-физлицами. Если соглашение с клиентом в начале взаимодействия нужно подписать и нам, и заказчику, то в подписании акта больше заинтересованы именно мы. Приходилось бегать за клиентами или долго ждать их подписи на акте, который мы отправляли почтой.

Для этих задач мы решили внедрить сервисы электронной подписи от Sign.Me.  

В результате мы получили доступ к инструменту, который ускоряет подписание бухгалтерских первичных документов на уровне текущего взаимодействия и его окончания – это быстро и очень удобно. 

Отмечу, что мы инновационно направленная, системная компания и всегда стараемся внедрять всё новое, что появляется на рынке. 

Выбор сервиса электронной подписи

Я как руководитель довольно быстро принимаю решения о том, что внедрить или от чего отказаться. Мы анализировали рынок, но, поскольку уже были знакомы с компанией Sign.Me, выбрали именно её. Процесс работы был отлажен, не возникало сложностей с внедрением: сервисы легко встроились в нашу систему бизнеса и оказались очень удобными.  

Три сервиса Sign.Me в одном адвокатском бюро 

Изначально мы внедрили сервис мобильной электронной подписи Сайн.Смарт для работы с сотрудниками, с которыми построено дистанционное сотрудничество. Затем для подписания документов с клиентами внедрили Сайн.Клик, в котором документы доставляются клиентам на подпись по СМС. Когда возникла потребность подписывать направляемые в суд документы электронной подписью, для младшего специалиста выпустили усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) через сервис Сайн.Квал. Сейчас планируем масштабировать применение сервисов, например, выпустить УКЭП всем сотрудникам, которые направляют документы в суд, а также сделать интеграцию сервисов с нашей CRM.

Какие документы подписываются в сервисах Sign.Me онлайн

Электронную подпись мы используем для договоров об оказании правовой помощи, отчетов, актов выполненных работ, промежуточных актов выполненных работ, счетов на оплату, процессуальных документов для подачи в суд. 

Преимущества использования электронной подписи

Использование сервисов электронной подписи ускоряет подписание документов с внешним пулом исполнителей, работает на лояльность контрагентов, скорость и юридическую безопасность.

Сервисы Sign.Me позволяют нам достоверно убедиться, что с другой стороны документ подписал именно тот, кому он адресован.

При отправке договора для подписания по почте юридические риски выше, чем при использовании электронной подписи, так как нет твердой уверенности в том, что документ подписан именно тем, кому мы его отправили. 

До и после: как изменилась работа с документами 

Раньше мы согласовывали документы по телефону или электронной почте, печатали итоговую версию, заворачивали в конверты, проводили всё это через канцелярию. Затем сотрудник относил документы на почту, мы контролировали их получение адресатом, подписание, возврат документов на наш адрес почтой и внутренний учет. Процесс был довольно длительный – как по затратам времени команды, так и с учетом «почтового плеча». Особенно это было заметно при сложении биллинга всех сотрудников, вовлеченных в процесс. Если нужно было начать работы уже завтра, с бумажным документооборотом это было нереально. Подписание на бумаге одного пакета документов о сотрудничестве занимало около 6 часов чистого времени всех задействованных специалистов. Если работать без подписанного на бумаге договора, есть риск не получить оплату. При этом мы всегда помним: на документе может стоять подпись кого угодно.

При использовании электронной подписи в сервисах Sign.Me всё решается одним нажатием кнопки. У нас уходит 40 минут на весь процесс проверки и подписания. Экономия времени в 9 раз.  

Реальный кейс применения сервиса Сайн.Клик в АБ «Феникс» 

Когда мы впервые использовали Сайн.Клик для подписания документов, сразу получили позитивный отзыв. Мы отправили клиенту документы на подпись, ему пришла СМС со ссылкой, он перешёл по ней, ознакомился с файлом и всё подписал. Цитирую обратную связь: «Как здорово, быстро и удобно! Вы постоянно придумываете что-то новое, и мы у вас учимся». Наши клиенты учатся у нас с помощью инструментов, которые мы внедряем – это очень круто. 

Какие ещё подходы вы используете в цифровизации бизнеса 

У нас вертикальная система разделения по компетенциям и горизонтальная система разделения процессов при их выполнении. У каждого сотрудника свой отрезок деятельности, и это собрано в один большой процесс, который контролируется старшими сотрудниками. На каждом этапе мы используем нейросети, и в каждый этап взаимодействия с клиентом встраивается сервис от Sign.Me, который позволяет быстро подписать документы и взаимодействовать внутри. Сервисы электронной подписи позволяют это сделать и быстро, и системно с учётом нашего подхода.

Нейросеть заменяет нам младшего специалиста: например, помогает составить резюме встречи, проверить логику, технические повторы, орфографию и соответствие стандартам компании. Взаимодействие с нейросетью – это никогда не квалифицированная юридическая работа. На нашем веку нейросеть не заменит юристов, но разгрузит их от непрофильных задач.

Совет для предпринимателей по применению электронной подписи 

Каждый бизнес отражает характер своего основателя. Если у руководителя есть интерес к технологиям, но он ещё не знаком с электронной подписью, я очень рекомендую присмотреться к этому решению. Цена внедрения электронной подписи на самом деле низкая, а финансовый эффект и оптимизация процесса видны буквально сразу. Решение действительно работает, повышает эффективность бизнеса, имеет дружественный интерфейс и качественно встраивается в процессы.