Пара минут вместо 85 часов: как школа «Город Солнца» подписывает документы электронной подписью

На чём специализируется ваша школа? 

«Город Солнца» – это частная общеобразовательная школа, которая была основана в 1996 году. Раньше школа была исключительно испанской и называлась Casa Del Sol, что и переводится как «Город Солнца». Сегодня мы поменяли образовательный вектор – изменились потребности детей и родителей. Мы стали многопрофильной образовательной организацией с углублённым изучением иностранных языков: английского и испанского. Сохраняя традиции, мы движемся к новому. 

С кем и какие документы вы подписываете? 

Наши клиенты – это родители учеников. Мы подписываем с ними договоры об образовательных услугах. Это ключевой договор на основное образование, как в школьных, так и в дошкольных отделениях. Также мы заключаем договоры по блоку дополнительного образования.  

Почему приняли решение о внедрении электронной подписи в бизнес? 

В нашем документообороте есть сезонность. С сентября до мая мы в основном подписываем документы о дополнительном образовании, например, когда ребёнок захотел заниматься в каком-то кружке. Основной поток документов подписывается с мая до июня, когда поступают новые ученики или продолжают обучение действующие. Объём работы с бумагой в этот период отнимает много времени, все перезаключения на следующий год происходят практически одновременно. Мы искали решение, которое поможет сделать процесс удобным и быстрым. 

Как вы выбирали сервис электронной подписи? 

Наш учредитель порекомендовала Sign.Me, так как использует сервисы компании в своей работе. Мы подошли к выбору сервиса практико-ориентированно: изучили все продукты, которые предлагает компания Sign.Me, выбрали Сайн.Клик для наших задач, посмотрели, как работает решение, проверили пользовательский путь, который будут проходить наши клиенты, и поняли, что для нас это актуально и удобно. 

Как проходил процесс внедрения сервиса в рабочие процессы? 

Всё было достаточно просто. Наш IT-специалист изучил сервис и дал нам инструкции по работе в нём. Cейчас в Сайн.Клике работает 2 сотрудника в двух зданиях, а секретарь школы контролирует процесс и общий поток договоров в системе, чтобы при необходимости напомнить о необходимости подписания и отследить наличие подписи. 

Как у вас организован процесс подписания документов с клиентами? 

Сначала мы готовим договоры, проверяем документы. Затем через классных руководителей распространяем информацию в группе о том, что сегодня родителям учеников конкретного класса придёт СМС от Sign.Me со ссылкой на подписание документа в сервисе Сайн.Клик. Отправка происходит этапами по разным классам. При рассылке на первые несколько классов мы только адаптировались к системе и отвечали на вопросы родителей, а дальше выстроили и масштабировали процесс. На бумаге эта работа всегда растягивалась надолго. В случае с Кликом из 15 документов, отправленных родителям класса через сервис, 14 было подписано в тот же день двумя сторонами.

Сталкиваетесь ли с какими-то возражениями при работе с электронной подписью?

При первом подписании через сервис мы получили несколько вопросов: кто-то хотел убедиться, что переходить по ссылке безопасно, кого-то интересовала защищённость его данных. Но работа с усиленной электронной подписью – это надёжное и оптимальное решение для всех подписантов. Мы рассказали родителям о сервисе и его надёжности, подготовили инструкцию и показали, как всё работает. Сегодня в нашей школе 99% документов подписывается электронной подписью в сервисе Cайн.Клик. У нас осталось лишь пара родителей, которые не готовы использовать цифровые решения и предпочитают подписывать документы на бумаге. 

Как выглядел документооборот до внедрения сервиса электронной подписи? Были ли какие-то проблемы при подписании на бумаге?  

Раньше мы подписывали все документы на бумаге, и это занимало много времени как моего, так и родителей наших учеников. С каждым родителем мне нужно было встретиться лично, а это порядка 170 встреч. Встреча занимает минимум 30 минут. Могло уйти 85 часов на подписание документов со всеми клиентами, а сейчас это можно сделать за несколько минут. Помимо продолжительных сроков, подписание на бумаге порождало ошибки: монотонная работа по проверке данных, печать, большие стопки документов. Такая трудоёмкая работа негативно влияла на концентрацию сотрудников. Одномоментно подготовить много бумажных договоров и ничего не перепутать – это сложно. 

Как вы оцениваете влияние электронной подписи на ваш бизнес? 

Применение электронной подписи – это простота, открытость, скорость, экономия времени и снижение трудозатрат лиц, которые занимаются документооборотом. 

Мы работаем в Сайн.Клике уже второй год, за который мы подписали более 300 документов – это очень удобно. Главное, что родители могут подписывать документы из любой точки, где бы они ни находились, а для руководителя это возможность больше времени контактировать с детьми и родителями, а не взаимодействовать с бумагами. Также удобно, что хранить документы можно упорядоченно в электронном виде.

Как вы оцениваете цифровизацию вашей отрасли в целом? 

«Цифра» стремительно входит в нашу жизнь. Это касается не только нашей повседневной жизни, но и образовательного контента. Мы стараемся идти в ногу со временем и используем различные ресурсы и сервисы для образовательного процесса от получения обучающего контента до выполнения домашнего задания с виртуальными помощниками, а также участвуем в проектах по цифровизации. 

Я думаю, что каждый человек и любая организация самостоятельно должна принять решение о внедрении цифровых помощников в бизнес, руководствуясь здравым смыслом и пониманием, зачем это нужно. Мы живём в век цифровизации, и этот вопрос актуальный для всех. Выстраивание лёгких, удобных, быстрых и безопасных процессов – наш приоритет.