Электронная подпись в сфере подбора домашнего персонала: опыт агентства «Колыбель заботы»

Расскажите подробнее о вашем агентстве. Как давно вы работаете и какие услуги оказываете клиентам?

Агентство «Колыбель заботы» открылось относительно недавно – полгода назад. Но до этого я три года работала в сфере подбора домашнего персонала, поэтому накопленный опыт внедрила в своё собственное дело. А по дате основания мы новички и только сейчас выходим на рынок.

Мы подбираем весь домашний персонал. Основной акцент делаем на нянях для детей, но также работаем со всеми специалистами, которые могут понадобиться семье – с домработницами, сиделками и водителями.

 

С какими запросами семьи могут обратиться в агентство?

Чаще всего семьи приходят с точечными запросами. Самый распространённый – найти няню для ребёнка. Иногда клиенты выбирают пакет услуг: например, им одновременно нужны няня, домработница и водитель. Такой подбор уже можно назвать услугой под ключ.

 

Как устроен процесс подбора няни – от первого обращения клиента до выхода специалиста в семью?

Наша работа строится полностью онлайн. В первую очередь мы максимально детализировано уточняем запрос клиента, чтобы подобрать наиболее подходящего человека. Для этого этапа мы разработали специальные психологические тесты, чтобы определить типаж персонала, и направляем их каждому клиенту. 

Затем отбираем кандидатов, отправляем клиенту их анкеты и организуем онлайн-встречи. За клиентом закрепляется персональный менеджер: он сопровождает весь процесс от начала до конца и помогает в период адаптации. После онлайн-встреч клиент приглашает выбранного кандидата на пробные дни. Менеджер остаётся на связи с семьёй и специалистом, отвечает на вопросы, помогает в адаптации и решении возникших моментов. 

Также мы оказываем юридическое сопровождение, составляем договоры конкретную под семью, если такое требуется.

 

В каких городах и странах вы оказываете услуги?

Мы подбираем персонал в разных регионах и странах. Сейчас основной акцент делаем на Москве и Санкт-Петербурге, но планируем расширять географию и выходить в другие крупные города – например, Сочи и Казань.

Часто осуществляем подбор в Объединённых Арабских Эмиратах, там работаем в том числе с местным рынком. Точечно работаем с запросами по Европе. Там мы сотрудничаем с русскими семьями, которые ищут русскоязычных нянь.

 

С кем вы заключаете договоры? Какие документы оформляете в процессе?

И с персоналом, и с клиентами. Клиенты подписывают документы на подбор персонала дважды: сначала предварительный договор, а затем, когда няня выходит на пробный период, основной.  С персоналом – договор на оказание услуг. Все документы подписываются электронно.

 

Вы внедрили электронное подписание сразу или сначала работали с бумажными документами?

Мы внедрили электронное подписание сразу. Мы изначально выбрали такой формат именно потому, что работаем онлайн. У нас нет офиса, и он нам не нужен, мы всё делаем удалённо, поэтому я понимала, что для онлайн-бизнеса это самая удобная модель. 

 

Можете ли вы представить, как выглядел бы процесс подписания документов на бумаге?

Да, у меня есть такой опыт. Раньше мы открывали агентство в Республике Беларусь. По действовавшим тогда требованиям нам нужны были бумажные оригиналы договоров. Это было очень неудобно: сотрудницам приходилось приезжать к клиентам домой, подписывать документы, собирать и передавать оригиналы.

Наши клиенты – в основном семьи с детьми, и им неудобно специально ехать в офис. Поэтому бумажное подписание было настоящей головной болью. Именно там мы впоследствии перешли с бумаги на электронную подпись и увидели, насколько это удобно.

 

Были ли перед подключением сомнения по поводу юридической значимости документов, безопасности или работы сервиса?

Нет, сомнений не было. Я сразу написала в техподдержку, меня перевели на менеджера, который очень оперативно ответил на все вопросы, и мы начали работать с сервисом.

 

Какие требования были для вас наиболее важны при выборе сервиса?

Я просмотрела много сервисов электронной подписи. Самым важным критерием был простой интерфейс. На предыдущем месте работы мы использовали другой сервис. Там был очень неудобный интерфейс: приходилось долго разбираться в технической части.

Когда я познакомилась с Сайн.Кликом и посмотрела, как он работает, мне понравилось, что всё легко и понятно даже человеку без технических знаний: загрузил документ и отправил его на подписание – всё максимально просто. Именно это меня и привлекло.

 

Сколько времени потребовалось, чтобы адаптироваться и начать пользоваться сервисом?

Вы знаете, периода адаптации практически не было. Я задала менеджеру все интересующие меня вопросы, и, в принципе, сразу начала пользоваться. Иногда возникают отдельные ошибки, но специалисты техподдержки оперативно помогают их решить. Например, была сложность с форматом файла. Я подготовила документ на операционной системе macOS, а няня не могла открыть его на Android. Проблема решилась после того, как мы сохранили документ в Word – как раз специалисты технической поддержки помогли разобраться.

 

Какие преимущества сервиса вы отметили для себя?

Для меня главное преимущество – простота и удобство. Мы работаем с потоком клиентов: иногда нужно одновременно подготовить договоры для нескольких клиентов и нянь. В такой ситуации сложный интерфейс только мешал бы. В Сайн.Клик достаточно загрузить документ, заполнить необходимые данные и отправить клиенту. Это очень выручает, когда всё нужно сделать быстро – не надо втыкаться и перепроверять по 10 раз.

 

Как клиенты и персонал отреагировали на электронное подписание? Были ли с их стороны сомнения или сложности?

Сомнений ни у кого не возникало. Клиенты и няни прекрасно к этому относятся. Они получают ссылку, переходят по ней и просто подписывают документ. Интерфейс удобный, поэтому все легко справляются с подписанием, а сам процесс не вызывает вопросов.

 

Влияет ли электронный документооборот на расширение бизнеса?

Конечно. Электронная подпись удобна в том числе для расширения географии: мы планируем работать в других городах и странах, а так подписывать документы можно из любой точки мира.

 

Можно ли считать электронное подписание конкурентным преимуществом вашего агентства?

На сто процентов да. Наша основная аудитория – мамы с детьми, которым неудобно ездить в офис. Когда они узнают, что всё можно оформить онлайн, они выдыхают. Возможность решить все вопросы удалённо – важное преимущество и для клиентов, и для нас.

 

Что бы вы посоветовали компаниям, которые продолжают подписывать договоры на бумаге и сомневаются в надёжности электронной подписи?

Я пока новичок в предпринимательстве, поэтому не хотела бы давать универсальные советы. Но по своему опыту могу сказать, что электронный формат значительно удобнее. Конечно, всё зависит от сферы, но такому онлайн-бизнесу, как наш, точно удобнее перейти на электронный документооборот.