Электронная подпись: надёжный и быстрый сервис для бизнеса

Понятие электронной подписи и её виды

Электронная подпись – цифровой аналог рукописной подписи. Она бывает простой (ПЭП) и усиленной – неквалифицированной (УНЭП) и квалифицированной (УКЭП).

Простая электронная подпись может быть представлена как галочка «Согласен/Принимаю условия», логин и пароль для входа в личный кабинет или код подтверждения из сообщения. Её можно использовать для подтверждения оплаты покупки в интернете или любой другой банковской операции, входа в личный кабинет или подписки на email-рассылки. Закон разрешает использовать ПЭП и для подписания ряда документов, но мы рекомендуем ограничить применение этого вида подписи описанными выше сценариями. Из-за отсутствия криптозащиты этот вид подписи уязвим перед хакерскими атаками и внесением односторонних правок в документ после его подписания. Больше о рисках использования ПЭП читайте здесь.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись подходит для документооборота любого бизнеса с клиентами и сотрудниками. Ей можно подписать большинство ежедневных документов: договоры оказания услуг, административные и кадровые документы, согласия на обработку персональных данных, акты и многое другое. Этот вид подписи может выпускаться онлайн. УНЭП не получится подписать только те документы, которые необходимо регистрировать в госорганах и для которых требуется собственноручное подписание: журнал прохождения инструктажей по охране труда, приказ об увольнении работника и акт о несчастном случае на производстве.

Усиленная квалифицированная подпись подходит для подписания практически всех документов. Чаще всего она используется в случаях, когда информацию нужно передавать в госорганы, так как путь её получения более долгий – очный. Только с помощью УКЭП можно подписать договор долевого участия, зарегистрировать права собственности на недвижимость в Росреестре, подписать пакет документов на регистрацию юрлица, подать заявление об обеспечении иска в суд, подписывать счета-фактуры. УКЭП не подойдёт для тех документов, которые можно подписывать только от руки (о них писали выше).

Способы идентификации личности пользователей

Как и в случае с рукописной подписью, при работе с электронными документами сторонам важно подтвердить, что подпись действительно принадлежит конкретному человеку. ПЭП сама по себе этого не обеспечивает: это просто одноразовый код, который приходит в СМС, на email или по другому каналу. В этом случае проверка личности – задача самих участников подписания: её нужно закрывать собственными процедурами и договорённостями. Если же подписание проходит удалённо и стороны, например, не проверили документы друг друга, будет сложно убедиться, кто именно получил и ввёл код.

В случае работы с УНЭП и УКЭП данные пользователей заранее подтверждаются при выпуске подписи, и дополнительных мер от пользователей не требуется.  

Как подтверждаются данные пользователя при выпуске УНЭП: 

1. Онлайн, например, с помощью верифицированной учётной записи на Госуслугах (ЕСИА). Быстрый и удобный вариант.

2. Очно в любом удостоверяющем центре (УЦ).

Как подтверждаются данные при выпуске УКЭП:

Только очно. Этот вид подписи выпускается только при личной встрече
с представителем аккредитованного Минцифры удостоверяющего центра (УЦ). Доверенное лицо УЦ проводит строго регламентированную процедуру идентификации личности заявителя.

Как усилить электронную подпись

Усилить уже выданную подпись самостоятельно не получится. Если нужно надёжное решение, выбирайте усиленную ЭП сразу: УНЭП или УКЭП. Применение криптографии делает их самым защищённым инструментом для подписания документов. 

Как работает криптография? 

Средства криптографической защиты информации используют пару уникальных ключей – закрытый и открытый, связанных математически. Открытый ключ доступен всем участникам документооборота и нужен для проверки подписи, закрытый хранится только у владельца и используется для её создания. Эта архитектура устойчива к взлому: по открытому ключу невозможно вычислить закрытый, а чтобы подделать подпись без закрытого ключа, злоумышленнику пришлось бы решить вычислительно неосуществимую задачу.

При подписании из документа считают контрольную сумму (хеш), затем закрытый ключ применяют к этому хешу по заданному алгоритму – и формируется файл подписи (часто с расширением sig). Такая схема даёт защиту: подпись привязана к конкретному содержимому на момент подписания. Если в подписанном документе изменится хоть 1 символ, то созданная подпись к нему уже не подойдёт: она будет действительна лишь для того документа, который ей подписали. 

Как убедиться, что усиленная электронная подпись принадлежит именно тому человеку?

Вы можете проверить электронную подпись в специальных сервисах. Они выдают протокол проверки ЭП, который содержит информацию о подписантах документа, дате и времени подписания, сертификате и его издателе, а также о подписанном документе. Он подтверждает, что документ не был изменён и подпись принадлежит заявленному владельцу. Сервис проверки может быть встроен в систему, где производилось подписание документа или может быть сторонним. Например, в Sign.Me есть свой бесплатный сервис проверки ЭП.

Юридическая значимость электронной подписи

Юридическая сила электронной подписи закреплена на законодательном уровне Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Этот закон регламентирует отношения в области электронных подписей, порядок работы удостоверяющих центров, требования к носителям электронной подписи, особенности использования различных видов ЭП.

Федеральным органом, регулирующим сферу электронной подписи, выступает Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации. А за надёжность и безопасность ЭП отвечает ФСБ. Когда мы имеем дело со средствами криптографической защиты информации, то нужно обязательно получить специальное разрешение – сертификацию ФСБ, подтверждающую безопасность сервисов. Например, мобильное приложение Sign.Me имеет такую сертификацию.

Усиленные виды ЭП защищают интересы своих владельцев в суде. По нашей статистике, по итогам 2024 года доля дел с оспариванием электронной подписи снизилась в 2 раза по сравнению с 2023 годом и составила 0,55%, в то время как доля дел с оспариванием рукописной подписи составила 99,45%. В 54% дел с ЭП её оспорить не удалось. А все дела, в которых ЭП была оспорена, связаны с нарушением правил проведения идентификации личности недобросовестными участниками, например, при идентификации через видеосвязь или отсутствии заявления на выпуск сертификата. Дел с оспариванием УНЭП не удалось обнаружить.

Носители для электронной подписи и их надёжность

Наиболее распространённые носители электронной подписи (ЭП) – мобильное приложение, облако и USB‑токен. Хранение документов в облаке даёт возможность использовать ЭП с любого устройства. При этом облачное хранилище подходит только для УНЭП, а мобильное приложение поддерживает как УНЭП, так и УКЭП.

Облачная электронная подпись позволяет работать с любого устройства без скачивания дополнительных приложений и без установки специального ПО. Так, в сервисе Сайн.Клик отправленные на подпись документы сохраняются в личном кабинете, поэтому у пользователя всегда есть доступ к ним с любого устройства. Процесс подписания в сервисе занимает до 2 минут: отправитель указывает ФИО и номер телефона клиента, загружает нужный документ. Клиент получает СМС со ссылкой, изучает документ и подписывает его.

Мобильное приложение удобно тем, что для подписания достаточно смартфона, который всегда под рукой. Документы хранятся на телефоне пользователя, где в любой момент можно проверить пункты договора, срок его действия или другую информацию, а также скачать документ и отправить его при необходимости. Например, у нас есть мобильное приложение Sign.Me, сертифицированное ФСБ, в котором реализованы сервисы Сайн.Смарт и Сайн.Квал. Отличия сервисов в виде подписи на документах и в способе её выпуска. Смарт использует УНЭП, а Квал – УКЭП. Смарт можно выпустить онлайн с помощью верифицированной учётной записи на Госуслугах, а Квал – только очно после идентификации личности представителем аккредитованного УЦ.

Токен преимущественно используют генеральные директора и ИП – например, для B2B-документооборота или сдачи отчётности. Для подписания документов токеном понадобится компьютер и специальное ПО. Применение USB-токена не всегда удобно, так как с ним отсутствует мобильность: чтобы использовать его, необходимо иметь под рукой компьютер, на котором должно быть установлено специальное криптографическое программное обеспечение. Именно поэтому токены не популярны при взаимодействии бизнеса с физлицами.

Сценарии применения усиленной электронной подписи

Практический опыт внедрения усиленных видов электронной подписи показывает их высокую эффективность для бизнеса. Приведём реальные примеры из нашей практики:

Школа 

Раньше администрация школы подписывала все документы на бумаге, и это занимало много времени не только сотрудников, но и родителей учеников. С каждым родителем нужно было встретиться лично. Могло уйти 85 часов на подписание документов со всеми клиентами. После перехода на электронный документооборот этот процесс занимает всего несколько минут. 

Студия лестниц

После перехода на электронный документооборот студия ускорила процесс заключения сделки с трёх дней до 5 минут и повысила эффективность бизнеса. Электронная подпись оптимизировала работу менеджеров, которые теперь тратят меньше времени на административные задачи и могут больше внимания уделять продажам и работе с клиентами. Также онлайн-подписание – удобно для клиентов, лояльность растёт, так как компания экономит их время.

Больше интересных и полезных кейсов бизнеса по переходу на электронный документооборот здесь.

Для современного бизнеса, который стремится к эффективности и безопасности, электронная подпись – самое надёжное и верное решение.