Как 1С:БухОбслуживание. Региональный Центр использует электронную подпись от Sign.Me для работы с самозанятыми

О компании 1С:БухОбслуживание. Региональный Центр

Мы дочерняя компания 1С и появились в составе группы компаний в 2015 году. Наша организация занимается предоставлением услуг бухгалтерского и налогового сопровождения сторонним клиентам от первичной документации до сдачи отчётности. Работаем со всеми системами налогообложения и с любыми видами деятельности.

Как устроен документооборот в компании

У нас есть электронный документооборот с контрагентами, поставщиками услуг и клиентами. Для некоторых клиентов мы ведём их документооборот: отвечаем за организацию, приём, проверку, обработку и отражение первичных документов в учёте, например, универсальных передаточных документов (УПД). Внутри компании мы ведём электронный кадровый документооборот с сотрудниками, которые находятся не только в центральном офисе в Санкт-Петербурге, но и в регионах. Ещё одно направление – подписание документов с самозанятыми, которых мы привлекаем под конкретные проекты и задачи. Сервис Сайн.Клик мы как раз используем для работы с самозанятыми – подписываем порядка 30 документов в месяц. Это небольшой объём, но если работать на бумаге, сложностей будет много. 

Причины внедрения электронной подписи 

Работа с самозанятыми требует быстрого согласования и оплаты. Никто не хочет долго ждать получения средств, а для этого обязательно нужен акт, в котором подробно расписаны все выполненные работы. Электронная подпись радикально сокращает весь путь согласования и коммуникации с самозанятыми, а также позволяет оперативно информировать их об объёме принятых работ.  

Как выбирали сервис электронной подписи 

Наша команда изучала несколько вариантов сервисов электронного подписания документов с физлицами. Применение простой электронной подписи (ПЭП) мы даже не рассматривали, так как это не самый надёжный вид подписи. Мы предпочитаем работать только с усиленными видами подписи – УНЭП и УКЭП.  

Поскольку зачастую самозанятые выполняют разовые работы, заставлять их получать токен в налоговой было нецелесообразно. Этот процесс требовал бы контроля на всех этапах и дополнительного времени. 

Нужен был инструмент электронного подписания документов, который будет недорогим, быстрым и лёгким в работе с обеих сторон – Сайн.Клик решил все эти вопросы. В сервисе нет долгих настроек и инструкций на 20 листов – это особенно важно для исполнителей. Если мы со стороны бизнеса ещё готовы были бы пройти сложный путь регистрации и обучения, то исполнители, с которыми мы разово подписываем документы, вряд ли будут разбираться в новой системе, учитывая, что акт в большей степени нужен нам для учёта, а самозанятым достаточно просто выставить чек.

Мы быстро внедрили и запустили сервис, и никаких сложностей в работе с исполнителями не возникало. 

Эффект от внедрения электронной подписи в бизнес 

До использования сервиса Сайн.Клик мы могли месяц собирать бумажные акты с самозанятых из разных городов. Нужно было вести реестр всех документов, тратить время и деньги на почтовую отправку. Затраты на курьерскую службу выходили довольно высокими, так как самозанятых исполнителей у нас много. Отправка бумажного документа курьером намного дороже, чем работа в сервисе электронной подписи. С использованием Сайн.Клика от момента отправки акта до его подписания проходит 5 минут. СМС обычно сразу видят все и быстро подписывают без дополнительных напоминаний с нашей стороны.

Подписание на бумаге vs онлайн

Как выглядело подписание на бумаге: мы готовили акт, отправляли исполнителю на ознакомление и в ответ запрашивали скан или фото с его подписью. Самозанятый распечатывал, подписывал документ и отправлял нам скан. После получения скана мы проводили документ и оплачивали услуги. Затем нам нужно было получить оригинал от исполнителя c рукописной подписью. С исполнителями из Калининграда у нас, например, была договорённость об отправке таких актов почтой один раз в квартал при регулярном взаимодействии, а не каждый месяц. 

Важно учитывать, что внешний исполнитель – это не наш сотрудник, на него нельзя никак повлиять, поэтому всегда есть риск, что он может прекратить сотрудничество и не отправить оригиналы. 

Если самозанятый отправил документы по почте, мы их принимаем, подписываем у директора и отправляем исполнителю. Всё это – долгая логистическая цепочка взаимодействия и учёта. Каждый шаг нужно фиксировать, чтобы не упустить ни один документ. Даже при работе с 30 самозанятыми это очень сложный процесс, который требовал автоматизации.  

Как подписываются документы онлайн: сейчас формируется акт, направляется в сервисе ЭП, исполнитель с ним знакомится, подписывает, и документ со всеми файлами подписи мы сразу можем скачать в личном кабинете и отправить в бухгалтерию.

Такой путь удобен не только нам: самозанятые намного охотнее подписывают документы электронно, вместо того чтобы печатать и отправлять файл почтой. Мы экономим время и себе, и привлечённым исполнителям. Такой подход минимизирует риск отсутствия подписанного акта в бухгалтерии. 

Будущее за цифровыми сервисами 

Очень важно автоматизировать и переводить в электронный формат все процессы, которые могут влиять на эффективность бизнеса. 

Если раньше у нас в кабинете на подоконнике лежала огромная пачка приказов, которые нужно рассортировать, подшить в папки, сдать в архив на хранение и заполнить реестр, – с цифровизацией все эти вопросы снимаются. 

Электронная подпись освобождает много времени от рутинных задач с бумагами, позволяя сосредоточить его на более важных процессах.

Изменение законодательства подталкивает к тому, что мы все скоро перейдём на цифровые решения: они будут обязательными для использования, а процессов на бумаге практически не останется. 

Выстраивание процессов через электронные каналы связи позволит своевременно выполнять многие задачи и оставаться в рамках регламентов. Например, наличие цифрового следа на документах, который покажет, когда и кем был подписан файл, не позволит провести ничего задним числом. 

Не электронной подписью единой 

Электронная подпись – не единственный сервис, который позволяет ускорять и улучшать процессы. Мы также используем в работе нейросети, сервис распознавания первичных документов, CRM, сканер чеков и многое другое. Все эти сервисы – хорошая помощь человеку, но ни в коем случае не замена.