Всё, что вы хотели знать о кадровом электронном документообороте

Что такое кадровый электронный документооборот

КЭДО, или кадровый электронный документооборот, – это система, позволяющая организациям подписывать и хранить кадровые документы в электронном виде вместо бумажного.

Электронный документооборот приносит пользу каждому сотруднику компании. Кадровики экономят время на бумажной рутине и могут сосредоточиться на более важных задачах, руководители получают мгновенный доступ к документам и могут заниматься стратегическим планированием и оперативно принимать решения, а сотрудники наслаждаются удобством и скоростью работы с документами.

 

История развития КЭДО

• 2017 год стал отправной точкой в истории внедрения КЭДО в России. Компании начали первые эксперименты по цифровизации внутренних процессов, тестируя возможности перехода от бумажного документооборота к электронному. 

• В 2020 году произошли глобальные изменения в бизнес-среде из-за начавшейся пандемии. Компании были вынуждены искать новые форматы работы – это ускорило процесс цифровизации. В Трудовой кодекс РФ была добавлена глава 49.1 «Особенности регулирования труда дистанционных работников», регламентирующая вопросы дистанционной работы. 

• В 2021 году приняли ФЗ от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», который официально закрепил возможность использования ЭДО в трудовых отношениях. С этого года компании получили возможность использовать КЭДО в работе.

• Также в 2021 году происходят изменения в ТК РФ, которые дают возможность подписывать и хранить документы в электронном виде без дублирования на бумаге. 

• Сегодня КЭДО из экспериментального решения превратился в неотъемлемую часть бизнес-процессов российских компаний, продолжая развиваться и совершенствоваться. Российские компании внедряют КЭДО даже со штатом в 3 человека. Среди компаний со штатной численностью от 1 тыс. человек на КЭДО перешли уже 66%, а в малом бизнесе – 52%. Эксперты уверены, что в ближайшие годы российский рынок КЭДО будет расти в геометрической прогрессии, отдельные лидеры отрасли говорят о позитивной динамике по итогам 2025 г. в 80%.

 

Преимущества КЭДО

Для работодателя:

• Финансовая выгода – сокращаются затраты на бумагу, печать, курьерскую доставку и архивы документов.

• Оперативность процессов – мгновенная отправка и подписание документов электронно.

• Масштабирование бизнеса – возможность найма лучших специалистов из любой точки страны.

• Юридическая безопасность – минимизация рисков штрафов и судебных разбирательств благодаря удобству контроля соблюдения сроков документооборота.

• Комфортный доступ к документам – быстрый и простой поиск необходимых документов в электронном архиве.

 

Для сотрудников:

• Удобство использования – возможность работать с документами через смартфон или компьютер из любого места. Документы всегда под рукой, а подписание происходит электронно.

• Экономия времени – отсутствие необходимости приезжать в офис, заниматься печатью, доставкой и обработкой документов.

• Современный подход – серьёзное преимущество на рынке труда, благодаря которому компания попадает в категорию привлекательных работодателей. Также такой подход значительно увеличивает эффективность работы персонала: сотрудники освобождаются от бумажной волокиты и могут сконцентрироваться на развитии новых проектов и совершенствовании качества своей работы.

Внедрение КЭДО – это не просто следование трендам, а стратегическое решение, которое приносит пользу всем участникам рабочего процесса. Сервисы КЭДО делают работу более эффективной, комфортной и современной.

 

Какие законы регулируют КЭДО

Основные ФЗ, которые регулируют сферу кадрового документооборота:

1. Трудовой кодекс РФ.

№407-ФЗ от 08.12.2020 и №377-ФЗ от 22.11.2021 регулируют взаимодействия сотрудника и работодателя, порядок перехода на КЭДО и исключения в документах, которые нельзя перевести в цифру.

2. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Регулирует виды и порядок использования электронной подписи (ЭП), без которой невозможен КЭДО.

3. Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Регулирует получение согласия работника на передачу и обработку персональных данных.

 

Какие документы можно подписывать в КЭДО с сотрудниками

В электронном виде можно подписывать большинство кадровых документов, перечислим самые распространённые:

• Трудовые договоры 

• Приказы (исключение – приказ об увольнении)

• Соглашения 

• Графики отпусков/сменности/работы на вахте 

• Уведомления об изменении определённых сторонами условий трудового договора 

• Заявления сотрудников 

• Объяснения 

• Договоры о материальной ответственности 

• Согласия на перевод 

• Допсоглашения 

• Локально-нормативные акты 

• Ученические договоры 

• Договоры на получение образования без отрыва или с отрывом от работы 

• Другие кадровые документы

Электронно не получится подписать только акты о несчастных случаях, приказы об увольнении и журналы инструктажей по охране труда – по Трудовому кодексу РФ их можно подписывать только на бумаге.

При переходе на КЭДО важно подготовить документационное обеспечение, определить, какие процессы будут переведены в электронный вид, подготовить сотрудников и выбрать надёжный сервис.

 

Как перейти на КЭДО и подготовить необходимые документы

1. Планирование и подготовка

• Проанализируйте текущие кадровые процессы

• Определите, какие документы переведёте в электронный формат

• Выберите надёжный сервис КЭДО

• Подготовьте необходимые документы

Какие документы нужно подготовить до внедрения КЭДО и что в них следует прописать: 

• Приказ о переходе на КЭДО

В приказе следует указать, какие информационные системы будут использоваться для электронного взаимодействия, а также дату внедрения КЭДО.

• Положение о КЭДО 

В положении необходимо прописать:

• Порядок взаимодействия сторон в рамках КЭДО

• Права и обязанности работников и работодателя при использовании КЭДО

• Порядок получения согласия на переход на КЭДО

• Категории работников и документов, в отношении которых применяется КЭДО

• Порядок доступа работников к информационной
системе и ЭП

• Процедуру идентификации сторон, хранения электронных документов и другие аспекты

• Письменное согласие от сотрудников о переходе на КЭДО

Собрав все необходимые документы, вы можете перейти к следующему этапу.

2. Тестовый запуск

• Организуйте пилотное внедрение

• Проверьте работу всех функций

• Выявите и устраните возможные ошибки

3. Обучение команды

Проведите тренинг для HR-специалистов. Подготовьте Q&A и понятные инструкции для сотрудников. Обучение должно включать: 

• Работу с личным кабинетом

• Процесс авторизации

• Обработку документов

Также обучите руководителей работе с системой.

4. Техническая интеграция

• Настройте интеграции системы КЭДО с другими используемыми в компании системами

• Убедитесь в корректности всех процессов

5. Запуск и поддержка

• Подключите подписантов к системе КЭДО

• Собирайте обратную связь от сотрудников

• Регулярно оценивайте эффективность и совершенствуйте рабочие процессы

В переходе на КЭДО самое главное – чёткость и системность. Не торопитесь, подготовьте всё необходимое, особенное внимание уделите обучающим материалам, и затем уже внедряйте. 

 

Как выбрать сервис КЭДО

Выбор сервиса КЭДО зависит от задач вашего бизнеса. Есть узкоспециализированные решения для КЭДО, а есть универсальные сервисы электронной подписи, которые в том числе подходят и для кадрового документооборота – например, Сайн.Смарт. Небольшие команды могут использовать Смарт как отдельный сервис, а крупный бизнес c собственной IT-инфраструктурой может внедрить его в свою корпоративную систему через интеграцию. 

 

При выборе сервиса кадрового электронного документооборота следуйте этим критериям: 

1. Надёжность и безопасность – убедитесь, что сервис использует усиленные виды ЭП и что у него есть крупные клиенты и положительные отзывы. 

2. Функциональные возможности – проверьте, есть ли в сервисе поддержка нужных вам для подписания форматов документов (например, docx, pdf, jpg, xlsx, png, zip и др.), интеграции, мобильное приложение.

3. Техническая сторона – какая скорость работы системы, есть ли бесплатная техническая поддержка и как быстро она решает вопросы.

4. Экономические факторы – сравните стоимость тарифов с другими сервисами, проверьте наличие акций и промокодов, а также удобные вам условия оплаты.

Соответствие всем этим критериям говорит о высоком уровне компании, которой можно доверять.

 

Сайн.Смарт для КЭДО

Сайн.Смарт – сервис документооборота в мобильном приложении. Документы подписываются усиленной электронной подписью (УНЭП), защищённой криптографией. В мобильном приложении можно подписывать документы с сотрудниками, клиентами и контрагентами.

Особенности Смарта:

• Для работы нужен только смартфон. Никаких USB-устройств.

• Усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП) можно оформить онлайн.

• Отправляйте документы по номеру телефона или подписывайте их прямо из мессенджеров.

• Работа в мобильном приложении, сертифицированном ФСБ. 

• Подпись защищена криптографией, которую невозможно взломать.

• Вы можете хранить весь архив подписанных документов в личном кабинете или в приложении.

• Подписанные документы имеют юридическую силу и признаются судом. 

• Cервис полностью соответствует 63-Ф3 «Об электронной подписи».

 

Как бизнесу подписывать документы с сотрудниками в Смарте

 

Интерфейс сервиса Сайн.Смарт в мобильном приложении 

 

Шаг 1. Компания приобретает пакет лицензий, который позволяет выпустить ЭП для себя и для сотрудников, а затем обмениваться с ними документами безлимитно в течение года.

Шаг 2. Списывайте с баланса лицензию, когда нужно выпустить электронную подпись новому сотруднику.

Шаг 3. Каждый новый сотрудник проходит идентификацию личности онлайн в мобильном приложении Sign.Me через ЕСИА или очно – в удостоверяющем центре.

Готово! Загружайте документ со смартфона или компьютера, отправляйте сотрудникам и подписывайте одним движением в приложении.

Теперь, когда вы познакомились с кадровым электронным документооборотом, вы готовы сделать шаг к цифровизации бизнеса и повысить эффективность компании.

Узнайте больше о Сайн.Смарте