Правда ли, что электронная подпись сокращает расходы бизнеса? В статье подсчитали, сколько компания экономит при переходе с бумажного документооборота на электронный.
Некоторые до сих пор думают, что электронная подпись – это дорого. Но на деле это совсем не так. Расскажем, что такое электронная подпись и как она помогает экономить в работе не только время, но и деньги.
Электронная подпись (ЭП) – это цифровой аналог рукописной подписи, который позволяет подписывать документы онлайн.
По российскому законодательству ЭП подразделяется на два основных вида: простую и усиленную. Усиленная, в свою очередь, делится на неквалифицированную и квалифицированную.
Простая электронная подпись или ПЭП может быть представлена в виде галочки с подтверждением согласия, кодом из сообщения или связкой логина и пароля. Её применяют, например, для входа в личный кабинет, подтверждения банковской операции, подписки на email-рассылку. ПЭП можно использовать и для подписания некоторых документов, но мы не рекомендуем этого делать из-за низкой степени защиты – пароль или код мошенники могут подобрать методом брутфорс (атака полным перебором), а в уже подписанный документ внести изменения в одностороннем порядке, и это невозможно проконтролировать.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись или УНЭП – идеальный вариант для подписания различных документов бизнеса. Ею можно подписать коммерческие, кадровые, административные, закрывающие документы, акты и многое другое. Усиленные виды ЭП отличаются от ПЭП высоким уровнем надёжности, так как создаются с помощью средств криптографической защиты информации. Благодаря криптографии – математическому методу шифрования данных, – документы защищены от взлома, подделки и несанкционированных правок – никто не сможет незаметно изменить их содержание. УНЭП имеет всего несколько ограничений: она не подходит для документов, которые передаются в госорганы, и тех, которые по закону требуют собственноручного подписания. К последней категории относится всего несколько документов, например: журнал прохождения инструктажей по охране труда, приказ об увольнении работника и акт о несчастном случае на производстве.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) чаще всего используется для документов, которые необходимо передать в госорганы. К ним относятся: регистрация права собственности на недвижимость, открытие юрлица, договор долевого участия и другие. Ещё один сценарий применения УКЭП: токен генерального директора для электронной подачи документов от юрлица, который выдаётся ФНС. Как и УНЭП, этот вид защищён криптографией и не подойдёт для документов, которые по закону нужно подписывать от руки.
Существуют разные виды сервисов электронного документооборота, каждый из которых решает свои задачи.
Электронная подпись может применяться в самых разных процессах:
1. Электронный документооборот (ЭДО) в B2B, когда компания ведёт внешний документооборот с другими организациями. Здесь применяется УКЭП генерального директора или УКЭП руководителя с машиночитаемой доверенностью (МЧД).
2. Кадровый электронный документооборот (КЭДО) – бизнес подписывает документы со своими сотрудниками. В КЭДО чаще всего используется УНЭП для сотрудников и УКЭП для подписантов со стороны работодателя.
3. Многопрофильные сервисы. Компания может подписывать документы с физлицами (например, банк подписывает документы со своими клиентами) или с другими компаниями (если нет НДС), физлица могут подписывать документы с госорганами и между собой.
Каждый вид сервиса электронного документооборота работает по-своему. Поэтому выбор зависит от того, что именно нужно бизнесу.
Для успешного внедрения электронного документооборота следуйте этим шагам:
1. Оцените потребности и возможности бизнеса.
Определите приоритетные направления для цифровизации. Проанализируйте, какие документы будете подписывать электронно (кадровые, коммерческие, административные или другие). Выберите надёжное и юридически значимое решение: для подписания таких документов лучше использовать усиленные виды ЭП. УНЭП подойдёт для всех повседневных документов бизнеса, а УКЭП стоит использовать, если вам необходимо передавать информацию в госорганы или для сделок с НДС.
Подсчитайте количество сотрудников: чем больше сотрудников, тем выше потребность в цифровизации. Есть ли удалённые сотрудники, для которых важна возможность дистанционного подписания. Выберите решение, которое можно легко масштабировать при росте компании. От объёма документооборота будет зависеть выбор сервиса и тарифного плана. Зачастую с ростом объёма документооборота стоимость одной электронной подписи снижается. Сопоставьте задачи бизнеса с возможностями выделения бюджета.
2. Рассчитайте ожидаемую экономическую эффективность.
Оцените стоимость тарифного плана документов или лицензий, необходимого оборудования. Сопоставьте текущие затраты финансов и времени на бумажный документооборот со стоимостью электронного.
3. Проконсультируйтесь со специалистами по выбору оптимального сервиса. Изучите рынок и сравните предложения.
Посмотрите, какие виды ЭП используют контрагенты, возможна ли интеграция с их сервисами. Учитывайте требования регуляторов вашей отрасли. Это снизит риски неправильного выбора и технических проблем. Убедитесь в том, что у выбранного сервиса есть бесплатная и оперативная техническая поддержка.
4. Проведите тестирование выбранного сервиса. Соберите обратную связь с сотрудников и скорректируйте возможные проблемы.
5. Организуйте подготовку и обучение сотрудников. Подготовьте обучающие материалы и проведите практические занятия. Это повысит эффективность использования в дальнейшем и снизит возможное сопротивление некоторых сотрудников.
6. Запустите пилотный проект перед масштабированием на все процессы. После запуска проведите мониторинг: отслеживайте показатели и собирайте обратную связь. Этот этап позволяет отработать все процессы в контролируемой среде перед масштабированием.
Такой поэтапный подход поможет минимизировать риски и обеспечить успешное внедрение ЭП в компании.
Выбор сервиса электронной подписи для бизнеса – это комплексное решение, которое требует тщательного анализа. Только при грамотном подходе к оценке всех ключевых параметров можно сделать оптимальный выбор, который будет максимально соответствовать потребностям бизнеса и обеспечивать эффективную работу с документами, а также повышать конкурентоспособность.
Внедрение электронной подписи – это инвестиция в будущее вашего бизнеса. А правильно подобранный сервис позволит оптимизировать рабочие процессы, сократить издержки и повысить конкурентоспособность компании на рынке.
Давайте сравним, сколько у компании уходит на бумажный документооборот и сколько при прочих равных условиях бизнес тратит на электронный документооборот.
Ежедневные траты компании складываются из множества факторов. Когда бизнес работает с бумажными документами, он тратит деньги на бумагу, ручки, чернила, печать, картриджи для принтеров, ремонт и обслуживание техники. Дополнительные траты возникают, когда оборудование ломается или устаревает, и это только начало. Масштаб бизнеса напрямую влияет на расходы: чем больше сотрудников, клиентов и офисов (особенно в разных городах), тем выше затраты.
Архивное хранение также требует существенных трат, например, на аренду складских помещений или строительство специализированных зданий для хранения документов. Компании несут значительные расходы на арендные платежи, оборудование и климатическое оснащение хранилищ, страхование помещений и содержимого, а также транспортировку документов. При этом всегда есть риск затопления, возгорания, нарушения температурного режима, потери, кражи и физического повреждения документов.
Для бумажных документов нужно либо потратить время на личную встречу с подписантом, либо и время, и деньги на отправку документов по почте или курьерской службой.
Дополнительные расходы включают в себя зарплату сотрудников, которые должны обрабатывать документы. Также всегда есть риск потерять документ или столкнуться с подделкой. А если в документах найдут ошибку? Придётся переделывать всё заново, что тоже стоит денег.
К счастью, всего этого можно избежать при переходе на электронный документооборот.
Мы провели сравнительный анализ на примере наших сервисов и подсчитали, насколько электронная подпись выгоднее рукописной.
Клик выгоднее для разовых подписаний с разными клиентами. В сервисе тарифицируется количество документов, которые бизнесу нужно подписывать.
Стоимость подписания на бумаге:
Средняя стоимость 1 листа бумаги – 4 рубля.
Средняя стоимость печати 1 листа бумаги – 4 рубля.
Средняя стоимость хранения 1 листа бумаги в архиве – 1 рубль.
Средняя стоимость транспортировки – 2 рубля.
Курьерская доставка – 500 рублей.
Итого: при подписании 1 договора с клиентом со средним количеством страниц – 3 штуки – и отправке его курьером итоговая стоимость бумажного документооборота составит минимум 533 рубля.
Стоимость разового подписания в сервисе Сайн.Клик составляет 150 рублей. Это самый дорогой тариф, но даже он выходит в 3,5 раза дешевле, чем подписание на бумаге. А при покупке большего объёма документов стоимость будет снижаться.
Идеально подходит, когда документооборот с контрагентами носит регулярный характер. Каждому контрагенту выпускается своя ЭП для безлимитного обмена и подписания документов, лицензия действует в течение 1 года.
Лицензия даёт право на использование технологии электронной подписи с конкретным контрагентом.
При подсчёте мы учитывали самые частые и основные траты бизнеса, без учёта времени сотрудников, которое они потратят на работу с бумажными документами, их зарплаты, курьерской доставки, стоимость которой в среднем начинается от 500 рублей за документ, и других факторов.
Расчёт сделан на примере кадровых документов, но такая же математика подойдёт для любых других документов в вашей компании.
Средняя стоимость расходных материалов на рукописную подпись:
Средняя стоимость 1 листа бумаги – 4 рубля.
Средняя стоимость печати 1 листа бумаги – 4 рубля.
Средняя стоимость хранения 1 листа бумаги в архиве – 1 рубль.
Средняя стоимость транспортировки – 2 рубля.
Итого: стоимость 1 листа бумаги – 11 рублей.
Расчёт затрат на бумажный документооборот для 600 сотрудников:
Каждый сотрудник подписывает около 50 документов в год, которые могут содержать даже несколько страниц.
Средняя стоимость документооборота с 1 листом бумаги: 11 рублей.
Формула расчёта:
600 сотрудников × 50 документов × 11 рублей = 330 000 рублей.
С бумажным документооборотом разобрались. Оценим, сколько придётся потратить на электронную подпись.
Расчёт затрат на электронный документооборот для 600 сотрудников в Смарте:
600 лицензий на год в Смарте стоят 400 рублей.
Общая стоимость электронной подписи для всех сотрудников: 600 × 400 = 240 000 рублей.
Сравнение и выгода:
Затраты на бумажный документооборот в год: 330 000 рублей.
Затраты на электронный документооборот в год: 240 000 рублей.
Экономия при использовании электронной подписи вместо рукописной составит почти 30%. И это минимум, поскольку в расчёты не включены расходы на зарплату сотрудников, курьерскую доставку, стоимость которой в среднем начинается от 500 рублей за документ, а также другие сопутствующие факторы.
Из подсчётов мы выяснили, что электронная подпись в зависимости от выбранного сервиса может стоить в 3,5 раза дешевле рукописной. Но это ещё не все плюсы: сделки проходят быстрее, можно совершать дополнительные удалённые продажи, документы невозможно потерять и подделать, подписывать их можно откуда угодно, все процессы автоматизированы. А самое главное – электронный документооборот не только экономит ваши деньги, но и делает бизнес быстрее и эффективнее, а клиентский опыт лучше – это серьёзное преимущество перед конкурентами.