Интервью с ПравоТех: переводим кадровый документооборот в цифру вместе с Sign.Me

Своим опытом внедрения сервиса электронной подписи Сайн.Cмарт от IT-компании Sign.Me поделилась Елизавета Афанасьева, HR Lead ПравоТех. 

ПравоТех – продуктовая IT-компания, которая с 2008 года создаёт решения для автоматизации юридических бизнес-процессов. Продуктами компании пользуются более 3 500 организаций, среди которых крупные участники IT-рынка. 

Sign.Me – IT-компания, разрабатывающая сервисы электронного подписания документов с 2011 года.

Сайн.Смарт – это сервис усиленной электронной подписи с криптографической защитой для подписания документов бизнеса с физлицами: сотрудниками, клиентами или контрагентами. 

 

Какие цифровые сервисы вы используете в бизнесе?

Как IT-компания, мы стремимся разрабатывать собственные сервисы, которые решают наши внутренние задачи. На базе собственной платформы мы разработали внутренний трекер задач, корпоративный портал, CRM-систему. Поэтому, когда возникла необходимость внедрить электронный документооборот для подписания кадровых документов, мы также создали собственное решение и интегрировали в него сервис Сайн.Смарт.

 

Как у вас в компании был организован процесс подписания, хранения, оформления и согласования документов до внедрения электронной подписи?

Мы стараемся минимизировать количество документов, чтобы не превратиться в бюрократического монстра, так как это противоречит корпоративной культуре. В этом нам помогают электронные сервисы. Кадровый документооборот – один из обязательных видов документации, который долгое время вёлся на бумаге.

Но мы решили это изменить. 

 

С какими сложностями вы сталкивались при работе с бумагами? Как усовершенствовался рабочий процесс после внедрения ЭП?

У нас распределённая команда: сотрудники работают в разных городах, что накладывало определённые ограничения в логистике и времени подписания документов.

Благодаря внедрению Сайн.Смарта сократилось время подписания кадровых документов и вырос ESI (индекс удовлетворённости сотрудников). Сотрудники отмечают, что им стало комфортнее работать с кадровыми документами и запросами. Они очень ждали внедрения ЭП и встретили изменения с энтузиазмом.

 

Какие документы вы подписываете электронной подписью?

Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, различные заявления, приказы на отпуска и командировки и многое другое.

 

Какие преимущества, на ваш взгляд, есть у электронной подписи по сравнению с рукописной?

Электронная подпись обеспечивает более высокую степень безопасности и защиты данных, позволяет быстро и удобно подписывать документы удалённо, а также значительно ускоряет процесс документооборота. Кроме того, она позволяет избежать бумажной волокиты и сократить затраты на печать и хранение документов.

 

Почему для кадрового ЭДО вы выбрали именно УНЭП? Что стало решающим фактором при выборе сервиса Сайн.Смарт?

Мы выбрали УНЭП благодаря её высокой надёжности и соответствию требованиям российского законодательства. 

При выборе сервиса мы ориентировались на простоту интеграции с нашими существующими системами, а также на репутацию Sign.Me и положительные отзывы других пользователей. О сервисе Сайн.Смарт мы узнали через рекомендации. Решающим фактором стало удобство интерфейса и наличие всех необходимых функций для работы с документами.

 

Насколько быстро удалось внедрить сервис в ваши корпоративные системы? 

Сервис мы интегрировали в течение двух недель, а потом проводили доработку процессов с учётом задач нашей компании.

Сотрудники смогли выпустить электронную подпись в течение одного рабочего дня. Мы записали скринкаст и краткую инструкцию, чтобы помочь им разобраться в функционале сервиса и ответить на возникающие вопросы. Сейчас сервис Сайн.Смарт используют около 500 сотрудников из различных отделов нашей компании.

 

Оценивали ли вы эффект от внедрения сервиса электронной подписи? 

Да, мы провели анализ эффективности. На данный момент мы оцифровали около 70% кадровых документов, что значительно упростило доступ к ним и их обработку. Документооборот ускорился на 60%, а производительность сотрудников возросла благодаря сокращению времени на обработку документов. Также на 20% вырос уровень удовлетворённости кадровыми сервисами. 

Более того, мы существенно экономим на расходах на бумагу и услугах доставки документов.

 

Какие преимущества вы обнаружили после перехода на электронный документооборот?

Переход на электронный документооборот позволил нам значительно оптимизировать рабочие процессы: сократить время на подписание документов, улучшить контроль за их состоянием и предотвратить риски потери важных бумаг.

 

Как вы видите будущее документооборота в вашей компании – полный переход на электронный формат или сохранение части документов в бумажном виде?

Мы стремимся к полному переходу на электронный формат. Однако вынуждены учитывать требования законодательства, которое в некоторых случаях предусматривает обязательное использование бумажных документов. Например, для подписания приказа об увольнении, журнала регистрации прохождения инструктажей по охране труда, акта о несчастном случае на производстве. 

 

Какие советы вы могли бы дать другим компаниям, которые только планируют переход на КЭДО или электронный документооборот в целом?

Рекомендуем внимательно выбирать сервис электронной подписи, ориентируясь на отзывы и крупных клиентов компании. Начинайте с небольших проектов, чтобы постепенно адаптироваться к новым процессам, и проводите обучение сотрудников.

 

Переход на электронный документооборот – это модный тренд или необходимость для современного бизнеса?

На рынке труда сейчас идёт битва за таланты. HR-направление должно идти в ногу со временем и делать работу сотрудников максимально комфортной. Одним из этих факторов комфорта выступает ведение кадрового документооборота в электронном виде. Поэтому если какая-то компания ещё не думает об этом, то просто теряет время и возможности для развития.