Как трансформируется рынок электронной подписи? С какими препятствиями сталкивается индустрия электронной подписи (ЭП) в процессе своего развития и как их преодолевает? Какие перспективы открывает ЭП для бизнеса? Ответы на эти вопросы – в новой статье в Сайн.Медиа.
Электронная подпись уверенно входит в повседневную жизнь россиян, расширяя своё применение в разных сферах. По данным нашего недавнего исследования, всё больше россиян выбирают электронную подпись вместо рукописной при оформлении документов. Такой возможностью пользуются 57% молодых людей в возрасте до 35 лет, среди людей старше, в возрасте от 36 лет, эта технология менее популярна, но также востребована, ею пользуются 40% респондентов.
Рассмотрим ключевые тренды, которые формируют будущее электронного документооборота.
Государство и бизнес как драйверы развития ЭП
Государство и бизнес активно развивают электронную подпись, создавая мощную экосистему цифрового документооборота. Государство развивает нормативно-правовую базу и вводит обязательные требования по использованию ЭП в различных сферах – от налоговой отчётности до госзакупок. Компании, в свою очередь, внедряют ЭП для оптимизации процессов, сокращения затрат на бумажный документооборот, логистику и архивное хранение документов, также для повышения безопасности сделок.
Совместные усилия государства и бизнеса создают положительный эффект: растёт доверие к электронным технологиям, расширяется сфера применения ЭП, совершенствуются технологические решения. В результате выигрывают все участники процесса – и организации, и государственные структуры, и конечные потребители услуг – физлица, которые не тратят время на лишние бюрократические процедуры.
Выход электронного документооборота (ЭДО) за рамки B2B и активное развитие в сегменте B2C
На начальном этапе своего развития электронный документооборот был доступен преимущественно крупным компаниям для взаимодействия между собой. Сейчас ЭДО стал универсальным инструментом не только для сегмента B2B. Его можно использовать для подписания документов c клиентами, сотрудниками и партнёрами – всё это не выходя из дома. Технологические решения стали более доступными, что позволяет даже небольшим компаниям эффективно внедрять электронный документооборот без значительных затрат на внедрение и обслуживание.
Выбор в пользу усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП)
Существуют следующие виды электронной подписи, признаваемые законодательством РФ: простая (ПЭП) для базового подтверждения действий, например, авторизации на сайте (через СМС-код), усиленная неквалифицированная (УНЭП) – для подписания большинства рутинных документов бизнеса и усиленная квалифицированная (УКЭП) для подписания документов, которые необходимо передавать в госорганы. УНЭП и УКЭП – наиболее надёжные виды, благодаря использованию криптографии – это метод сокрытия данных, дешифровать которые может только адресат, у которого есть специальный ключ.
Развитие электронного документооборота началось с процессов, в которых подписанные документы было необходимо передавать в госорганы, например, при подаче электронной налоговой отчётности или для онлайн-регистраций сделок с недвижимостью. Для подписания этих документов необходима УКЭП, поэтому в то время она была самым популярным видом электронной подписи. Сейчас на первый план выходит УНЭП, которая универсальна в любых рутинных бизнес-процессах. Главное её преимущество – возможность получения онлайн, что значительно упрощает пользовательский путь и экономит время.
УНЭП подходит для подписания различных документов любого бизнеса (например, ООО, ИП или самозанятых). Ей можно подписать договоры оказания услуг с клиентами, кадровые документы, закрывающие документы и многое другое. Исключений в применении УНЭП немного: она не подходит для взаимодействия с госорганами, например, для подписания счетов-фактур или регистрации новых юрлиц.
Развитие SaaS-моделей
SaaS (Software as a Service) – это модель предоставления программного обеспечения, при которой приложения и данные размещаются на удалённых серверах, а пользователи получают к ним доступ через интернет. Такой формат удобен как для компаний, так и для частных лиц, поскольку не требует специальных технических знаний или дополнительного оборудования.
Всё обслуживание, включая обновления и техническую поддержку, осуществляется поставщиком сервиса, что существенно упрощает процесс использования программного обеспечения для конечных пользователей.
В основе SaaS-модели лежат различные онлайн-решения, например, CRM-системы для управления взаимоотношениями с клиентами, ERP-системы для управления ресурсами предприятия, HRM-системы для управления персоналом, а также корпоративные мессенджеры, сервисы email-рассылок и другие.
Традиционно рынок электронного документооборота был представлен преимущественно вендорскими решениями. Компании приобретали готовые «коробочные» решения, которые требовали дополнительных инвестиций в инфраструктуру, длительной настройки и сложного внедрения. Сейчас на рынке всё больше SaaS-решений, которые намного проще и удобнее в использовании, например, сервисы IT-компании Sign.Me:
Сайн.Клик – для молниеносного подписания документов с клиентами-физлицами и сотрудниками в 1 клик по СМС.
Сайн.Смарт – для документооборота с клиентами, сотрудниками и партнёрами в мобильном приложении Sign.Me, сертифицированном ФСБ.
Сайн.Квал – для обмена документами, подлежащими регистрации в государственных реестрах, с помощью мобильного приложения Sign.Me, сертифицированного ФСБ.
SaaS-решения позволяют компаниям быстро и эффективно внедрять и использовать электронную подпись в своих бизнес-процессах без необходимости значительных инвестиций в инфраструктуру. Такие модели становятся все более популярными благодаря своей гибкости и возможности масштабирования.
Рассмотрим основные проблемы, которые замедляют широкое распространение электронной подписи.
Консерватизм и привычка работать на бумаге
Одним из главных препятствий на пути к повсеместному использованию ЭП является непонимание технологий и связанная с этим боязнь нового.
Долгое время документооборот был привязан к использованию бумажных носителей, что у многих людей сформировало привычку работать с документами в традиционном формате. Этот консерватизм препятствует развитию электронной подписи. Некоторые пользователи испытывают трудности в освоении новых цифровых инструментов, а отсутствие должной информационной поддержки и обучения может усугубить ситуацию, создавая у людей ощущение неуверенности и страха перед использованием цифровых решений. В результате даже осознавая преимущества электронного документооборота, некоторые люди предпочитают придерживаться устаревших и неэффективных методов работы с документами.
Одна из важнейших задач, которую мы, как разработчик сервисов ЭП, ставим перед собой – формирование знания об электронной подписи, о её надёжности и безопасности.
Важно понимать, что бумажный документооборот сильно тормозит бизнес-процессы. В то время как компании, которые перешли на электронный документооборот:
сократили свои расходы на бумагу, архивное хранение документов и логистику;
расширили географию бизнеса;
сократили клиентский путь;
обеспечили безопасность документов благодаря криптографической защите информации;
повысили доверие и лояльность клиентов;
повысили эффективность бизнес-процессов.
Эти преимущества наглядно демонстрируют, что преодоление консерватизма и переход к электронному документообороту – это не просто следование модным тенденциям, а необходимый шаг для развития современного конкурентоспособного бизнеса.
Страх мошенников
Иногда мы слышим в СМИ пугающие истории о мошенниках, но важно помнить: электронная подпись всегда защищает пользователей.
Делимся примером из нашей практики. Один гражданин заключил договор залога недвижимости с другим гражданином. Все документы подписали с помощью УКЭП. При проверке выяснилось, что заёмщик использовал фальшивый паспорт. Подделка была выполнена настолько профессионально, что распознать её можно было только с помощью специальной криминалистической экспертизы. Но благодаря тому, что во время оформления подписи провели фотофиксацию, удалось быстро доказать факт мошенничества и сохранить недвижимость реальному собственнику. Если бы при заключении данной сделки использовались бы бумажные документы, то доказать обман было бы намного сложнее, а судебное разбирательство могло затянуться на годы.
Мы понимаем, что новости о попытках мошенничества и получения доступа к личным данным могут вызывать беспокойство. Но не переживайте – современная система электронной подписи создана с учётом всех возможных рисков и обеспечивает надёжную защиту ваших документов.
Статистика от Sign.Me показывает, что в 2023 году 98,9% судебных дел были связаны с оспариванием рукописной подписи, в то время как доля дел по оспариванию УКЭП составила лишь 1,1%. При этом судебные разбирательства по оспариванию УНЭП на данный момент не были зафиксированы. Важно отметить, что споры, касающиеся УКЭП, не связаны с безопасностью технологии. Проблема заключается в доверчивости некоторых людей и пренебрежении правилами цифровой безопасности. Некоторые пользователи не придают должного значения защите своих электронных устройств и данных, которые на них хранятся. Всё это делает их уязвимыми для кибератак. Распространённые ошибки включают использование простых паролей, хранение ключей на общедоступных носителях и передачу чувствительных данных третьим лицам. Такие действия могут привести к несанкционированному доступу к личным данным и финансовым потерям.
Однако не стоит преувеличивать ситуацию. История технологического прогресса учит нас: любая, даже самая совершенная технология уязвима там, где в игру вступает человеческий фактор. Секреты безопасной работы с электронной подписью лежат в соблюдении простых, но фундаментальных правил цифровой гигиены. О том, как выработать правильные привычки в цифровой среде, мы подробно рассказали в статье.
Общество постепенно привыкает к цифровым технологиям, люди становятся более грамотными в этом вопросе, а успешные примеры использования ЭП подают пример для дальнейшего развития цифровизации документооборота в самых разных отраслях. Государство совершенствует законы, создавая надёжную правовую основу для работы с электронной подписью. Параллельно компании инвестируют в разработку удобных и безопасных сервисов электронного документооборота. Благодаря всем этим изменениям электронная подпись постепенно превратится из инновационного решения в привычный инструмент повседневной работы.
Цифровая трансформация документооборота набирает обороты, и ближайшие годы станут переломным этапом в этом процессе. По нашему прогнозу, в ближайшие 5 лет будет оцифровано 50% всего документооборота между бизнесом и клиентами-физлицами. Примерно через 10 лет произойдёт отказ от бумаги и 100% переход на подписание документов электронной подписью. Это означает не только экономию времени и ресурсов, но и новый уровень безопасности и удобства в документообороте. Такие изменения открывают широкие возможности для развития бизнеса, упрощают взаимодействие с клиентами и делают повседневные задачи более эффективными.