В мире, где время – деньги и, каждая секунда на счету, электронная подпись позволяет быстро и безопасно подписывать документы без лишних действий. Расскажем, как это работает.
Электронная подпись (ЭП) – это цифровой аналог рукописной подписи, позволяющий подписывать документы в электронном виде. Такая подпись представляет собой уникальный набор символов, состоящий из цифр и букв, которым можно подписать документы.
Применение электронной подписи зависит от её вида. При использовании простой электронной подписи генерируется уникальный код, а при усиленных видах применяется криптография. Криптография – это метод сокрытия данных, дешифровать которые может только адресат, имеющий ключ электронной подписи. Именно криптография, которую невозможно взломать, гарантирует полную безопасность и конфиденциальность подписания документов.
В России первый стандарт электронной подписи появился в 1994 году, тогда она называлась ЭЦП. В 2011 был принят 63-ФЗ «Об электронной подписи», который регламентирует требования, порядок её создания и способы применения. С развитием законодательной базы, термин «электронная цифровая подпись» (или «ЭЦП») утратил свою актуальность. В настоящее время принято использовать более современное обозначение – «электронная подпись» (ЭП).
Разберёмся в преимуществах и недостатках каждого вида:
Простая электронная подпись (ПЭП) – вид электронной подписи, который чаще всего используется для авторизации на сайте через логин и пароль или для подтверждения операций в онлайн-банкинге по коду из СМС. Из плюсов можно выделить простоту применения: пользователю приходит код из СМС, который необходимо ввести – так происходит подписание ПЭП. Этот вид подписи подходит для подтверждения действий, например, при авторизации на сайте с помощью ввода логина и пароля. Главный минус в том, что ПЭП имеет низкую степень защиты, так как создаётся без применения криптографического шифрования, поэтому документы, подписанные таким видом ЭП, могут быть подделаны или изменены в одностороннем порядке. Комбинацию чисел, которую представляет собой ПЭП, можно подобрать методом «брутфорс». Это способ взлома, при котором путём бесконечного перебора комбинаций чисел при помощи автоматики подбирается нужное значение ПЭП. Поэтому ПЭП лучше использовать только при авторизации или в других базовых сценариях, а для документооборота оформлять усиленные виды ЭП.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП или НЭП). Значительный плюс такого вида подписи в том, что она создаётся с использованием криптографии для защиты данных и гарантирует неизменность документов после подписания. УНЭП подходит для ведения рутинного документооборота и для обмена документами бизнеса с физлицами. Однако она не подойдёт для налоговой отчётности. Для передачи информации в госорганы необходимо использовать наиболее строго регламентированный вид подписи, о котором расскажем далее.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП или КЭП). УКЭП требует строгого соблюдения законодательных требований и очной идентификации личности в аккредитованном удостоверяющем центре. Такая подпись используется для документов, которые подаются в государственные органы. Однако такой сложный пользовательский путь с очной идентификацией личности будет удобен не всем, поскольку он требует больше времени, и стоимость такого вида ЭП самая высокая в сравнении с вышеперечисленными. Здесь стоит отметить, что УНЭП более гибкая, так как при её оформлении можно выбрать способ выпуска – очный или онлайн.
Токен (флешка) – внешнее устройство, которое подключается к компьютеру. Такие носители распространены, но не всегда удобны. Токен преимущественно используют генеральные директора и ИП для взаимодействия с госорганами, например, для сдачи отчётности. Для подписания документов токеном понадобится компьютер и специальное ПО.
Облачное хранилище. Пользователь получает доступ к электронной подписи путем введения логина и пароля, сама подпись хранится на сервере удостоверяющего центра. Подписать документ можно с любого устройства через браузер.
Мобильное приложение. Такой носитель позволяет выпустить и хранить электронную подпись прямо на смартфоне.
Расскажем на примере сервисов IT-компании Sign.Me:
Сайн.Клик – для моментального подписания документов с клиентами и сотрудниками при помощи СМС. Работа ведётся в веб-интерфейсе сервиса со смартфона, планшета или компьютера. Документы подписываются усиленной электронной подписью с криптозащита (УНЭП), а идентификация подписантов осуществляется компанией самостоятельно.
Сайн.Смарт – для регулярного документооборота с контрагентами через мобильное приложение. Документы подписываются УНЭП, а идентификация подписантов осуществляется онлайн с помощью Госуслуг или очно.
Сайн.Квал – для обмена информацией с госорганами через мобильное приложение, сертифицированное ФСБ. Документы подписываются УКЭП, а идентификация подписантов осуществляется очно с помощью представителей или доверенных лиц аккредитованного Минцифры удостоверяющего центра.
Подводя итоги, можно уверенно сказать, что электронная подпись – важный инструмент для бизнеса, она не только упрощает документооборот, но и делает рабочий процесс более безопасным и удобным. А выбор подходящего сервиса – уже за вами!