10 популярных вопросов об электронной подписи

1. Что такое электронная подпись?  

Электронная подпись (ЭП) – это цифровой аналог рукописной подписи, который помогает надёжно и юридически значимо подписывать документы в электронном виде. ЭП совсем не похожа на ваш привычный автограф, она представляет собой уникальный набор символов – цифр, букв, с помощью которой можно подписывать документы. 

2. Кто может пользоваться электронной подписью? 

Электронная подпись применима в любом бизнесе: с её помощью могут подписывать документы как предприниматели, так и крупные компании. ЭП позволяет вести документооборот с сотрудниками, клиентами, подрядчиками, партнёрами и даже обмениваться информацией с госорганами. 

3. Какие документы можно подписывать электронной подписью? 

В зависимости от вида электронной подписи отличаются и возможности их применения. ПЭП подходит для подтверждения базовых действий (ввод логина и пароля, галочка согласен/принимаю условия, подтверждение банковских операций). Для документооборота лучше использовать усиленные виды электронной подписи. УНЭП подходит для рутинного документооборота бизнеса: договоры, заявления, акты, сметы, закрывающие документы и многое другое. УКЭП же необходима для взаимодействия с госорганами: например, для регистрации прав на недвижимость в Росреестре.

4. Ну должны же быть ограничения – какие? 

Ограничения составляют только те документы, которые по закону нельзя подписать электронной подписью. Например, журнал прохождения инструктажей по охране труда или акт о несчастном случае на производстве. Однако такие документы подписываются кратно реже, чем договоры, заявления, акты и закрывающие документы, для которых также можно использовать ЭП.

5. Электронную подпись можно взломать или подделать? 

Для создания усиленных видов электронной подписи (УНЭП и УКЭП) применяются средства криптографической защиты информации (СКЗИ). Благодаря этому методу документ может дешифровать только адресат, обладающий специальным ключом. Если кто-то и решит взломать усиленную электронную подпись, ему понадобится 10 000 лет работы и мощность всех компьютеров мира. Кроме того, за последние 20 лет случаев оспаривания ЭП в судебной практике было ничтожно мало, а это – лучшее доказательство надёжности электронной подписи.

6. Зачем пользоваться электронной подписью? Можно ведь подписать скан-копию или добавить в pdf-файл фото рукописной подписи. 

Можно, но такие документы не будут иметь юридическую силу. Все эти способы волеизъявления не относятся к электронной подписи. В России ЭП регламентируется 63-ФЗ «Об электронной подписи», который выделяет только усиленные виды электронной подписи (УНЭП и УКЭП) и простую (ПЭП).   

7. Как происходит подписание документов усиленной подписью?

Представим, что у нас есть определённый документ, который необходимо подписать. Подписывается обычно не сам документ, а его контрольная сумма. Если взять и зашифровать закрытым ключом сам документ, то электронная подпись к нему будет весить, как сам исходный документ, а это довольно много. Поэтому подписывается обычно хэш документа — последовательность символов фиксированной длины, полученная путём преобразования произвольных данных при помощи специального математического алгоритма. Далее берётся закрытый ключ и по определённому алгоритму применяется к хэшу. В результате получается электронная подпись. 

8. Если у электронной подписи есть срок годности, значит, и у документов, подписанных ею тоже? 

Это всё равно, что спросить: «Если у меня закончилась ручка, которой я подписывал документ, значит, подпись уже недействительна?». Это два несвязанных понятия. Срок действия электронной подписи может закончиться, но документы, подписанные ЭП, имеют юридическую силу и после окончания её срока действия, поскольку они могут быть подписаны только в момент, когда электронная подпись действительна. Когда срок действия ЭП заканчивается, ключи подписи отзываются и подписать какой-либо документ прежними ключами невозможно.

9. Есть ли какие-то меры предосторожности при работе с ЭП? 

Достаточно придерживаться базовых правил цифровой гигиены:

• ограничьте доступ третьих лиц к устройствам, где хранится ЭП (даже для близких родственников и бухгалтера);

• обновляйте приложения и программы, как только выходят новые версии. Используйте антивирусы;

• храните паспорт и другие документы в надёжном месте, а при утере немедленно обратитесь в полицию;

• если вы думаете, что недостаточно добросовестно выполняли указанные выше правила, тогда вам стоит проверить свой профиль на Госуслугах. Если вдруг кто-то получил ЭП за вас, что может произойти крайне редко, вы увидите информацию об этом и сможете отозвать сертификат ЭП на портале Госуслуг.

10. Как начать электронно подписывать документы с физлицами? 

Для этого и существуют сервисы Sign.Me: 

• Сайн.Клик для моментального подписания документов с клиентами и сотрудниками по СМС. Работа ведётся в веб-интерфейсе со смартфона, планшета или компьютера. Документы подписываются усиленной электронной подписью (УНЭП), при этом идентификация подписантов осуществляется компанией самостоятельно.

• Сайн.Смарт для регулярного документооборота с контрагентами через мобильное приложение. Документы подписываются усиленной электронной подписью (УНЭП), а идентификация подписантов осуществляется очно или онлайн с помощью Госуслуг.

• Сайн.Квал для обмена информацией с госорганами через мобильное приложение, сертифицированное ФСБ. Документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), а идентификация подписантов осуществляется очно.