Электронная подпись на USB-токене

USB-токен – это защищённое криптографическое устройство, в котором хранится закрытый ключ подписи и выполняются операции по подписанию электронных документов. Токен обычно используется для УКЭП генеральных директоров и доверенных лиц, подписывающих документы от имени компании.

Внешне токен похож на флешку, но отличается от неё повышенным уровнем защиты. Чтобы подписать документы при помощи токена, необходим компьютер и специальное программное обеспечение. В крупных компаниях для таких носителей также обязательно ведется строгий учет, чтобы избежать их утери. Когда нужно подписать документ, сотрудник подсоединяет токен к компьютеру, загружает договор в программу электронного документооборота (ЭДО), подписывает его и отправляет в самой системе или по почте.

Преимущества. Токен – привычный носитель для классических систем ЭДО, и он точно удобнее бумажного документооборота – никаких распечатанных договоров, курьеров с актами на подпись, почтовых отправлений.

Недостатки. Главный – отсутствие мобильности. Электронное подписание документов ассоциируется со скоростью и простотой использования. Если ради одного договора приходится подсоединять USB-токен к компьютеру, при этом на ПК должно быть установлено программное обеспечение, а если сотрудник удаленный, или подписать документ нужно единоразово, то потребуется совершить слишком много действий ради одной подписи. Именно поэтому токены не стали популярны при взаимодействии бизнеса с сотрудниками и клиентами-физлицами – куда проще взять с собой ручку, чем ПК и флешку, которая может потеряться.

Электронная подпись в приложении на смартфоне

Мобильное приложение – это более современный носитель электронной подписи. Он особенно удобен в условиях удаленной работы или когда необходимо оперативно подписать документ. Приложение может быть носителем УКЭП и УНЭП, и часто используется в сценариях взаимодействия между бизнесом и физлицами – например, сотрудниками компаний в рамках кадрового документооборота.

Преимущества. Подпись действительно мобильная. Её можно поставить на важном документе, находясь на выездной встрече, дома или в офисе – разницы нет. Смартфон всегда под рукой, значит, отправить договор второй стороне можно в любой момент. Электронная подпись надежно защищена не только криптографическим шифрованием, но и системой паролей – чтобы получить доступ к ЭП, нужно сначала разблокировать телефон, а потом ввести пароль от приложения.

Недостатки. Пользоваться мобильным приложением в качестве носителя ЭП удобнее, чем USB-токеном, но и здесь есть нюансы. Если владелец ЭП потеряет телефон, случайно удалит приложение или забудет пароль, электронную подпись придется выпускать снова. Это делается для дополнительной защиты, чтобы не допустить передачу ЭП третьим лицам.

Электронная подпись в облаке

Это самый удобный формат ведения документооборота, потому что в облачное хранилище можно зайти с любого устройства, нужно лишь авторизоваться на сайте. Это дает свободу выбора: подписывайте и отправляйте договоры с ПК в офисе, ведите документооборот дома с ноутбука или планшета, продолжайте подписывать соглашения с телефона в отпуске или в поездке. А еще ваш контрагент также может выбрать любое устройство и работать с документами удаленно. Однако облачное хранение разрешено только для УНЭП, для УКЭП оно не подходит по закону.

Преимущества. Облачная ЭП позволяет подписывать документы с любого устройства, имеющего доступ к интернету, даже не скачивая мобильное приложение и не устанавливая ПО. Это делает документооборот удобным и доступным в любой точке мира. Несмотря на простой пользовательский путь, ЭП в облачном хранилище имеет такую же юридическую значимость, как и другие виды.

Недостатки. Выпуск УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписи) невозможен в веб-интерфейсе, так как этот вид подписи используется с особо чувствительными документами, поэтому к нему применяются наиболее строгие требования регулятора. УКЭП может храниться только на USB-токене или в мобильном приложении. Облако может быть носителем только УНЭП – усиленной неквалифицированной электронной подписи, которая подходит для большинства документов бизнеса.

Как и где вести документооборот?

Электронный документооборот в любом случае выигрывает у бумажного в скорости, удобстве, безопасности. С электронной подписью больше не нужно тратить время и деньги на печать документов, ожидание курьера или почтовой доставки, хранение архива. ЭП делает бизнес-процессы максимально удобными и прозрачными, а документы не теряются и не портятся, в отличие от бумажных.

Поэтому однозначный ответ на вопрос «Как вести документооборот?» один – в электронном виде с помощью специальных сервисов. Выбор носителя ЭП при этом зависит от специфики компании – если документы подписываются в сегментах B2B и B2G, можно продолжать пользоваться USB-токенами и компьютерами со специальным ПО. Если компания ведет документооборот с физлицами, ей подойдет работа в мобильном приложении или облачном хранилище – клиенты не будут носить с собой USB-токены ради подписания договора.

Сейчас, когда становится все больше удаленных сотрудников, поездок, работа с документами в облачном хранилище будет рациональным решением. Такую возможность реализует Сайн.Клик – сервис для молниеносного подписания документов бизнеса с физлицами. Для начала работы в сервисе достаточно 2 минут – на быструю регистрацию и оплату выбранного пакета. После можно загружать документы и подписывать их усиленной электронной подписью (УНЭП) с криптографической защитой. Для подписанта этот путь выглядит еще проще. Нужно перейти по ссылке из СМС, прочитать текст документа и нажать на кнопку «Подписать».